Voltar > Viagens corporativas: veja como um código de conduta e políticas de compliance podem ajudá-lo

A pedra angular de uma política de viagens corporativas é o estabelecimento de um código de conduta e o fortalecimento de ações de compliance. Se efetivadas corretamente, essas medidas podem gerar impactos muito positivos, além de economizar valiosos recursos da empresa.

No entanto, impõe-se a pergunta: “por onde começar?” Nenhum negócio é igual a outro, portanto, não há políticas igualmente aplicáveis a todos.

Pensando nisso, apresentamos neste artigo alguns elementos essenciais para você se familiarizar com os conceitos básicos que envolvem essas questões tão importantes para a tranquilidade de sua gestão. Boa leitura!

O que é uma política de viagens corporativas?

Trata-se de um conjunto de diretrizes a serem utilizadas por empresas e gestores para gerenciar viagens corporativas e suas necessidades de planejamento.

Seu principal objetivo é manter a segurança dos colaboradores, ao mesmo tempo em que garante a aderência às normas da empresa, incluindo os limites de orçamento e gastos.

Se a sua política é fácil de entender, supervisiona a segurança do viajante e mantém-se em constante atualização, a aplicação do compliance, consequentemente, será maior e mais natural.

Quais são os principais benefícios?

Existem muitas vantagens de fomentar uma política de viagens corporativas em sua empresa. Uma das mais relevantes é justamente a possibilidade de estabelecer diretrizes claras.

Por exemplo, sua organização pode decidir permitir o assento da classe empresarial apenas para viagens internacionais. Se isso está bem comunicado aos colaboradores e adequadamente fundamentado nos documentos oficiais da empresa, todos entenderão as estipulações.

As políticas de compliance também regulam os custos e auxiliam em sua redução, beneficiando, assim, sua rentabilidade em longo prazo. Ao se concentrar na gestão das viagens corporativas, você desenvolverá uma melhor compreensão do seu orçamento e poderá encontrar novas formas de economizar.

Por exemplo, apenas por detalhar as situações nas quais as passagens da classe executiva devem ser utilizadas, os orçamentos das viagens serão positivamente afetados.

Além disso, as responsabilidades relacionadas aos protocolos de segurança devem ser claramente delineadas. Em caso de emergência, esses protocolos podem ser imediatamente ativados e seguidos por todos os envolvidos.

Existe algum modelo-padrão que possa ser aplicado na empresa?

Cada política de viagens corporativas deve ser criada especificamente para as necessidades da respectiva organização. Contudo, infelizmente algumas empresas nem sequer consideram a necessidade de defini-las.

A frequência das viagens e quem paga por elas são dois fatores de extrema importância. Se apenas um funcionário viaja algumas vezes por ano, você pode orçar e se comunicar efetivamente sem precisar desenvolver uma política de compliance completa.

Se os seus clientes são cobrados por viagens, o orçamento pode não ser uma grande preocupação para o seu modelo de negócios. Analise sua empresa como um todo, a fim de descobrir se realmente faz sentido criar uma política de viagens corporativas.

Se você concluir que não precisa de uma, ainda será importante delinear responsabilidades e procedimentos de segurança.

Quão restritivas devem ser as políticas de compliance?

Em termos gerais, as especificações dependem do nível de controle que sua empresa deseja exercer.

Por exemplo, algumas empresas estipulam que a passagem mais barata deve sempre ser comprada, desde que uma escala não exceda o limite de três horas. Tal política coloca o foco na redução de custos, porém, é bastante rigorosa.

Outras empresas, entretanto, decidem ser mais flexíveis. Considere o que é mais importante para o seu negócio e quais são as melhores formas de atingir seus objetivos.

Esteja ciente de que políticas excessivamente rígidas podem dificultar o cumprimento e, até mesmo, a sensação de bem-estar dos seus colaboradores.

Se os seus funcionários enfrentam semanalmente longas horas de voo em ambientes desconfortáveis, como isso afetará sua produtividade e satisfação no trabalho? Portanto, leve sempre em consideração a cultura e o futuro da sua empresa antes de implementar medidas muito severas.

O que deve ser incluído em uma política de viagens corporativas?

Isso dependerá dos seus objetivos e níveis desejados de controle. Confira, a seguir, alguns itens comumente listados:

  • viagem aérea: seus colaboradores têm um orçamento? A passagem de menor preço pode ser comprada sempre? Será preciso distinguir voos diretos e ponte áreas daqueles com escalas mais longas?
  • aprovação de viagem: os gestores deverão aprovar o itinerário de viagem antes de qualquer reserva ser feita? Como isso será realizado?
  • hotéis: os funcionários sempre ficarão na mesma rede de hotéis? O que fazer no caso de haver um quarto com preços menores em um local diferente?
  • aluguel de carros: serão especificados os tipos de carros que poderão ser alugados? Qual será a diretriz quanto ao uso de serviços como o Uber?
  • sistemas de reembolso: como os colaboradores serão reembolsados pelas despesas de viagem? Ou eles usarão um cartão corporativo? Nesse caso, será exigido o envio de recibos e notas fiscais?

Quem deve definir as políticas de compliance?

É altamente recomendável estimular e aceitar a contribuição de diferentes departamentos. A participação de um diretor ou de um gerente financeiro muitas vezes acelera o processo, pois sua aprovação geralmente é necessária de qualquer maneira.

Discuta o assunto com os setores de RH, contabilidade, TI e chefes de outros departamentos, a fim de garantir a cooperação mútua e se beneficiar da sugestão de novas ideias e soluções.

Além disso, discuta as necessidades e experiências dos viajantes atuais: o que eles consideram prioritário pode diferir dos outros integrantes da organização.

Qual o impacto dessas medidas sobre a cultura organizacional?

Os profissionais de pequenas e médias empresas que viajam a trabalho tendem a gastar mais em refeições, quartos de hotel e serviços de quarto do que quando realizam viagens particulares, ou seja, nas ocasiões em que contam apenas com seus próprios recursos.

Isso ocorre porque os interesses da empresa e dos colaboradores não foram devidamente alinhados, além, é claro, de denotar uma falha fundamental de consciência, o que os levam a ignorar como esses custos afetam a rentabilidade da empresa.

Algumas soluções digitais oferecem maior visibilidade sobre os requisitos orçamentários e a política de viagens corporativas adotada pela empresa. Isso ajuda a manter o foco de qualquer comunicação entre você e aqueles que gerencia, com o objetivo de tornar as viagens mais eficientes e confortáveis.

Gostou do nosso artigo? Então, siga-nos nas redes sociais e mantenha-se sempre atualizado. Estamos no Facebook!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.