Voltar > Software de gestão e redução em custos de viagens: entenda essa relação

Em médios e grandes negócios, é comum que certos gestores, C-levels e outros profissionais de destaque, precisem ir para outras cidades ou países a trabalho.

Com isso em mente, todo empresário busca fazer uma redução de custos em viagens nessas horas. Mas há uma ferramenta que nem sempre é destacada entre as soluções: um software de gestão.

Como você já deve saber, esse tipo de software serve para auxiliar o trabalho administrativo de um negócio. Geralmente, ele é associado à administração de recursos financeiros, mas também é muito útil para fazer o controle de gastos de uma viagem empresarial.

Dessa forma, é possível minimizar qualquer gasto não necessário e aumentar a lucratividade de suas viagens. Para saber mais sobre o assunto, acompanhe o post.

Por que adotar um software de gestão?

Acompanhamento preciso das suas finanças

Como já mencionamos, essa ferramenta é utilizada principalmente para controlar os gastos de um negócio. Quanto entra no caixa, quanto sai, qual é o capital de giro, a margem de lucro efetiva, se houve prejuízo etc. Todas essas são informações vitais para a saúde e a prosperidade de uma empresa ao longo do tempo.

Adotar esse tipo de software no seu negócio, especialmente se ele já for de médio ou grande porte, é obrigatório. Não ter conhecimento de alguma transição ou gasto repentino pode custar muito mais do que uma venda: pode ser a diferença entre ter recursos para aproveitar uma nova oportunidade ou ter que deixá-la passar.

Menor índice de retrabalho

Um software de gestão também contribui para a melhor administração de cada tarefa, aumentando as chances de que sejam cumpridas com qualidade dentro do prazo determinado. Boa parte dos custos envolvidos em diversas partes da empresa vem de trabalhos que precisaram ser refeitos, seja por erro humano, seja por eventos inesperados.

Porém, com o auxílio de um software, é possível evitar, ao máximo, essas eventualidades.

A quantidade de dados disponível permite que você, enquanto gestor, considere o maior número possível de possibilidades. Isso ajuda a melhorar o trabalho das equipes, aumentar sua efetividade e diminuir o índice de repetição de tarefas.

Mais informações para a tomada de decisões

Esse software não serve apenas para lidar com situações internas ao seu negócio, como a administração de tempo e de recursos da empresa. Um programa de gestão também contribui muito para outras decisões, especialmente aquelas que vão afetar o negócio em maior escala. Por exemplo, uma mudança de identidade visual não deve ser tomada sem a devida reflexão.

Com o auxílio do software em questão, é possível coletar dados de diferentes fontes, tanto internas (relatórios da equipe, CRM, outras ferramentas) quanto externas (notícias, bancos de dados disponíveis).

Como resultado, você estará devidamente equipado para tomar uma decisão de alta importância para o negócio, bem como preparado para qualquer risco eventual.

Como ele pode auxiliar na redução de custos em viagens?

Parametrização da política de viagens

Muitas pessoas acreditam que as viagens de negócios são e devem ser frequentes entre os profissionais de alto nível hierárquico em qualquer empresa. Porém, isso não é necessariamente verdade.

Primeiro, muitos setores não demandam que nenhum colaborador faça viagens frequentes. Segundo, muitos assuntos que são tradicionalmente resolvidos com visitas podem ser administrados mais rapidamente de outras maneiras.

Por exemplo, certas reuniões podem ser mais bem resolvidas com uma videoconferência, o que reduz os custos de viagem para zero. Mesmo o trabalho com grandes projetos pode ser administrado a distância, desde que haja alguém de confiança para servir como intermediário no local em questão.

Com a análise do software de gestão, será mais fácil identificar quanto de lucro cada viagem produz, quanto custará e se o valor final é vantajoso para o negócio.

Otimização do tempo de aprovação

Em alguns casos, o custo de uma viagem se torna ainda mais alto porque houve uma grande demora em sua aprovação. Por exemplo, um pacote de preço acessível perdeu a validade antes de ser aceito pela equipe de gestão financeira, ou o tempo necessário para organizar toda a viagem consumiu muitas horas de trabalho de várias pessoas da equipe.

Acelerar esse processo, diminuindo o tempo de espera, pode contribuir bastante para a redução de custos em viagens. Afinal, quanto menos tempo for necessário para tomar uma decisão bem informada, menor será o custo do processo de decisão em si.

Com o auxílio de um software, é possível avaliar mais rapidamente se os custos estão de acordo com as possibilidades do negócio.

Busca pelos melhores pacotes

Como mencionamos acima, um software de gestão pode captar dados de múltiplas fontes, internas e externas à empresa. Isso inclui dados relativos a pacotes de viagens, reservas de hotéis, alimentação, transporte, passagens, melhores temporadas para compra etc.

Com os recursos disponíveis nessa ferramenta, é possível organizar essas informações e encontrar, com mais facilidade, as melhores combinações de custos.

Em alguns casos, o software pode apontar um conjunto que você não conseguiria notar, ou mesmo sugerir agendas de viagem que removam certos custos do processo. Por exemplo, se for possível agendar os horários de chegada e saída, de modo que a viagem dure menos de um dia, não será necessário pagar por uma estadia.

Planejamento prévio

Um dos maiores erros que várias pessoas cometem, em seus planos de viagem, é não começar o planejamento com antecedência. Passagens, reservas e outras preocupações, quando consideradas apenas de última hora, afetam negativamente a redução de custos de viagens. Mesmo os pacotes mais econômicos e otimizados acabam custando muito mais nessas ocasiões.

Independentemente do tipo de viagem, começar a planejar com antecedência garante muitas vantagens. Mais tempo para preparar malas, encontrar estadias com melhor relação custo-benefício, reservar lugares em voos etc.

Além disso, esperar demais faz com que todas essas despesas de viagens tenham o valor de urgência acrescido, o que pode fazer com que uma viagem fique financeiramente inviável.

Agora que você entende como um software de gestão pode ajudar na redução de custos em viagens, é hora de começar a economizar em suas viagens de negócios. Quer continuar acompanhando nossas dicas? Então curta nossa página no Facebook e fique sempre por dentro de nossos novos conteúdos.

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