Voltar > Qual a melhor forma de se organizar a prestação de contas de viagens corporativas dentro de uma empresa?

Como sua empresa lida com a prestação de contas de viagens corporativas? Será que os funcionários se lembram de entregar todas as notas fiscais referentes aos serviços? Eles respeitam o limite de gastos ou extrapolam os valores?

Estabelecer limites para uso dos recursos da corporação e monitorar as despesas de quem viaja em nome da empresa é essencial para manter a organização financeira. Também é fundamental agilizar os processos para que os colaboradores possam receber o dinheiro de volta com rapidez. Quer entender como organizar a prestação de contas de viagens corporativas? Acompanhe!

A importância de fazer a prestação de contas de viagens corporativas

Fazer a gestão do uso de recursos em viagens é uma maneira de controlar as despesas e contribuir para que a empresa tenha melhores resultados. Entenda mais benefícios desse cuidado:

Diminuição dos custos

Ao controlar os recursos utilizados e fazer a prestação de contas de viagens corporativas o diretor financeiro tem as informações em mãos para promover políticas de redução de custos.

Por exemplo: é possível avaliar os preços cobrados em hotéis e negociar valores acessíveis. Em médio prazo essa política permitirá a redução dos custos de viagens a negócio.

Possibilidade de avaliar os benefícios da viagem corporativa

A prestação de contas também favorece a realização de uma análise comparativa entre as despesas de uma viagem a negócios e o retorno financeiro. O objetivo era uma reunião para fechar contrato com cliente? Então, qual é o balanço entre o valor gasto e o que entrará em caixa?

Sendo assim, esse controle fornece indicadores para que a corporação possa avaliar se há excesso de deslocamentos ou se os funcionários extrapolam nas despesas. Como consequência, é possível adotar novas políticas de viagens corporativas.

Os principais problemas envolvidos na prestação de contas

Muitas companhias ainda enfrentam dificuldades com a prestação de contas de viagens corporativas. Geralmente, isso ocorre devido às falhas na documentação, desorganização de processos e ausência de estrutura para desenvolver todas as atividades. Veja os principais problemas da gestão de contas:

As informações “não batem”

É muito comum o diretor financeiro se preocupar com os dados inconsistentes. Ao desenvolver relatórios de maneira manual, algumas informações se perdem ou os funcionários se esquecem de repassar todos os dados.

Isso prejudica a elaboração de relatórios de prestação de contas, atrasa o reembolso e ocupa muito o tempo da equipe financeira.

O trabalho é muito burocrático

Os colaboradores ainda precisam repassar notas impressas para serem lançadas nas planilhas de controle financeiro? Esse processo torna-se muito burocrático e ineficiente, uma vez que os documentos podem ser perdidos durante a viagem e a equipe financeira precisa aguardar a entrega de todas as informações para fazer o relatório de despesas.

O processo de prestação de contas de viagens corporativas

Há diferentes possibilidades para realizar a prestação de contas de viagens corporativas. Conheça exemplos de processos tradicionais e modernos:

1º exemplo  — Modelo Tradicional

Ainda é comum que a prestação de contas de viagens corporativas seja feita por meio de planilhas de Excel. Contudo, esse processo exige o reembolso do pagamento aos funcionários ou adiantamento das despesas e demanda inúmeras conferências do setor financeiro.

Quando ocorre o adiantamento também é preciso avaliar tudo que foi gasto e, se sobrou dinheiro, solicitar a diferença do que foi repassado. Ou seja, esse modelo de prestação de contas é muito rudimentar e prejudica o trabalho da equipe financeira.

2º exemplo — Modelo prático

Outra metodologia utilizada por algumas corporações é a adoção de sistemas para lançamento dos dados. Isso permite que o funcionário descreva todas as despesas e solicite o reembolso do dinheiro (ou comunique o setor financeiro). Assim, o diretor consegue fazer os devidos cálculos para ressarcir o colaborador ou solicitar a devolução do dinheiro restante (nos casos de adiantamentos).

Essa é uma maneira um pouco mais prática do que a utilização de planilhas de Excel. Ela facilita o controle das despesas e permite a verificação dos dados. Todavia, já é um modelo um pouco ultrapassado porque a companhia ainda pode ter problemas de segurança em relação ao manuseio do dinheiro e exige a realização de transações bancárias.

3º exemplo — Modelo moderno e funcional

Esse é um modo mais eficaz de utilizar as soluções tecnológicas a favor da empresa. Ele funciona da seguinte forma: o funcionário tem o sistema instalado no celular para inserir as informações na mesma hora, tirar foto dos recibos e anexar documentos.

Do outro lado, a equipe financeira utiliza o software de prestação de contas — que já está vinculado a um sistema bancário e ao cartão corporativo. Com isso, é possível cruzar todas as informações rapidamente.

Sendo assim, quando o colaborador utiliza o cartão de crédito da companhia (inclusive para aplicativos de transporte como o 99Táxis) o sistema já tem a integração com esse app para enviar as informações automaticamente.

Caso a prestadora de serviço não tenha essa integração, o próprio funcionário pode lançar os dados das despesas — com seus devidos comprovantes. Nesse caso, ele coloca as informações, discrimina o que foi pago com o cartão da companhia e tira uma foto da nota fiscal. Esse documento já será anexado à prestação de contas desse colaborador.

Dessa forma, quando a equipe financeira receber as informações já será possível conferir automaticamente os valores. Por exemplo: se o colaborador diz que gastou R$100 em um jantar, o banco e a nota fiscal informarão o mesmo valor. Assim, o funcionário não precisa receber adiantamento de dinheiro e tem mais segurança para circular nas cidades. E a empresa tem a garantia de que os recursos são utilizados de maneira correta.

Essa já é uma cultura adotada em países como Estados Unidos, Alemanha, Reino Unido e Espanha. As empresas globalizadas entendem que esse modelo de prestação de contas favorece o controle das informações e evita o uso de recursos de maneira indevida.

Basta exigir que o funcionário utilize o cartão de crédito da companhia para realizar os pagamentos durante a viagem corporativa sempre que possível. Já o uso de dinheiro é realizado apenas nos estabelecimentos que não aceitam cartão.

Esse modelo de controle também pode ser aplicado ao pagamento de hotéis e compra de bilhete aéreo. Essa forma de gestão com cartão corporativo e sistema expense management é uma alternativa prática e segura para funcionários e empresas.

Soluções de planejamento e organização para viagens corporativas

Esse modelo que utiliza a integração entre o sistema e os aplicativos é utilizado por companhias como a Nestlé, que possui operações em vários lugares do mundo. Mas ele também pode ser adotado por pequenas e médias empresas.

Isso permite que a corporação escolha um voo que seja vantajoso para ela, por exemplo, e não apenas para o funcionário — que geralmente optaria por um maior preço em função do horário da viagem.

Em locais onde não há facilidade para o uso de cartão de crédito pode-se utilizar os dois recursos: uso de dinheiro e de cartão. Para tanto, a companhia deve traçar um perfil do viajante e do local e organizar as informações dentro do sistema. Dessa maneira, será possível liberar os recursos necessários para a viagem e exigir o registro dos comprovantes.

Esse modelo moderno ainda é pouco utilizado pelas empresas brasileiras, por isso, ainda percebe-se uma dificuldade na implantação desse tipo de solução. Nesses casos, é aconselhável procurar ajuda de um parceiro que entenda sobre as melhores práticas de gestão de viagens. Com isso, a companhia conseguirá mapear melhor as despesas e aperfeiçoar a gestão financeira.

Enfim, há várias maneiras de realizar a prestação de contas de viagens corporativas. Quer assegurar uma melhor administração financeira da companhia? Confira o e-book com dicas para ter uma boa gestão de viagens a negócio!

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