Voltar > Quais os principais desafios de um gestor de viagens dentro de uma empresa?

Em diversas empresas espalhadas pelo Brasil e pelo mundo, o gestor de viagens corporativas organiza as viagens dos gestores e colaboradores das organizações.

Devido à crise econômica, o fluxo de viagens sofreu consideráveis reduções. Portanto, nesse contexto, a atuação desse profissional se torna ainda mais importante. Afinal, as empresas buscam o máximo de aproveitamento com a aplicação do mínimo de recursos.

Pensando nisso, ao longo deste artigo apresentamos os maiores problemas que um gestor de viagens corporativas enfrenta e as melhores formas de encarar e resolver tranquilamente todos os desafios. Boa leitura!

Os maiores desafios de um gestor de viagens corporativas

O gestor de viagens corporativas sempre enfrenta desafios diversos e tem de lidar com questões distintas no cumprimento de sua função. Dificuldades e experiências se apresentam, fazendo com que seja comum se ver em meio a cenários complexos.

Crise econômica

A crise econômica, por exemplo, é uma realidade consumada no Brasil. Ela vem se desenrolando há algum tempo, tendo se agravado nos últimos anos.

São inúmeras as consequências dessa situação. Entretanto, o fato é que isso influencia de forma intensa e direta as viagens efetuadas pelos integrantes de uma empresa, diminuindo a frequência e a quantidade com as quais elas ocorrem.

Em um cenário como esse, pessoas e corporações ficam mais assustados e se retraem, contendo gastos e investimentos. Quando as coisas apertam, as viagens corporativas são um dos elementos mais visados no momento de cortar gastos.

Queda nos índices de crescimento

Em tal contexto, a indústria apresentou, de acordo com dados divulgados pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), uma queda de aproximadamente 4,5%.

Sendo assim, as organizações passaram a reduzir significativamente o montante de capital investido. Por conseguinte, tais ações se refletem nos índices de desemprego, que atingiu o preocupante patamar de 7,9%, segundo informações oriundas de estudos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Inflação estimada para o ano

A inflação é um dos indicadores mais temidos e preocupantes para quem deseja realizar uma boa gestão de viagens corporativas. Como está inserida nas políticas de preços, a inflação influencia decisivamente as transações comerciais.

O que isso quer dizer? Que os preços podem ficar mais elevados, ou seja, as passagens encarecem, as diárias de hotéis ficam mais altas etc. Isso pesa sobre o orçamento e, por conseguinte, compromete a rentabilidade da empresa.

Crescimento baixo do PIB

O Produto Interno Bruto (PIB) de um país é um indicador que, entre outras utilidades, mensura o quanto a sociedade prosperou dentro de determinado período de tempo. Quando o PIB demonstra baixo crescimento, isso quer dizer que, de forma genérica, o conjunto das empresas não progrediu tanto naquela fase, o que representa menores investimentos e lucros.

As melhores formas para um gestor de viagens corporativas superar as dificuldades

Os desafios citados, a despeito de sua complexidade, podem ser resolvidos com uma boa dose de criatividade e inteligência empresarial. Confira, a seguir, excelentes dicas para responder da melhor forma possível às dificuldades inerentes ao setor de viagens corporativas.

Usar a tecnologia a seu favor

Uma vez que as viagens corporativas são elementos de alta relevância para uma estratégia de negócios, o gestor deve buscar novas soluções para atuar do melhor modo possível. As diferentes ferramentas tecnológicas atualmente disponíveis no mercado podem contribuir para o aprimoramento desses processos e para a otimização de suas atividades.

Tarefas como organizar os bilhetes de viagem, controlar as reservas e estabelecer comunicações eficientes com os colaboradores (antes, durante e depois de cada viagem) podem ser facilitadas e, além disso, tornar-se mais ágeis com o auxílio da tecnologia.

Assegurar o controle completo das viagens

Manter um controle completo e minucioso de todas as despesas de viagens corporativas é absolutamente fundamental, tanto mais em momentos de crise. O controle do seu orçamento deve ser guiado, principalmente, pelo objetivo de garantir a maior economia possível sem que para isso seja comprometida a qualidade da viagem.

Trata-se, entre outros itens, de fazer uma prestação de contas bastante detalhada. Conferir custos, distinguir exatamente o destino de cada recurso investido e identificar oportunidades são apenas algumas das preocupações mais prementes de um gestor de viagens corporativas.

Todavia, esse controle pode (e deve) ser realizado antes de cada viagem — efetuar adequada prospecção de preços, comparar valores, negociar descontos, considerar a viabilidade de pacotes. 

Enfim, são inúmeras questões que, a despeito de variarem de acordo com as especificidades do seu negócio e as características gerais do seu segmento de atuação, necessitam ser devidamente registradas, a fim de fundamentar o processo de tomada de decisão.

Ficar atento às questões políticas e legais

Entre os inúmeros detalhes que envolvem a viagem corporativa, destacam-se as questões legais e contratuais, junto com a necessidade de dedicar a devida atenção às políticas da empresa. O gestor de viagens deve, portanto, garantir que a política e os contratos sejam devidamente respeitados e que sejam benéficos, tanto para os colaboradores quanto para a organização.

Programar corretamente as viagens

Para garantir a correta programação das viagens, realizar pesquisas aprofundadas é indispensável para encontrar os melhores preços. Lembre-se de que sempre é possível encontrar hotéis de boa qualidade que, além de viáveis financeiramente, podem oferecer descontos para clientes empresariais.

Selecionar horários nos quais as passagens são mais baratas também é uma boa opção. Voos noturnos, por exemplo, tendem a ser mais acessíveis.

Além disso, você deve assegurar que todos os deslocamentos sejam bem organizados, a fim de evitar o desperdício de recursos e novas despesas com atrasos e multas (decorrentes da não realização de check in, cancelamentos de última hora etc.).

Não deixe, também, de analisar o histórico de viagens da empresa. Essa é uma ótima maneira de prever a demanda de viagens e, assim, se programar melhor.

O gestor de viagens corporativas deve ser visto como um verdadeiro facilitador. Com sua consultoria e serviços aliados à inteligência e inventividade, as viagens da empresa, mesmo em tempos difíceis, podem acontecer sem dificuldades, contribuindo para o desenvolvimento dos negócios.

Gostou das dicas e informações dadas? Elas foram úteis para você? Então, siga-nos  no Facebook!