Voltar > O que fazer para gerar relatórios gerenciais mais qualificados?

Os relatórios gerenciais fornecem subsídios e informações que facilitam o trabalho do setor financeiro da empresa. Um documento qualificado torna-se um instrumento que otimiza o trabalho da equipe.

A preocupação com uma exposição gerencial deve existir para todas as demandas da companhia, principalmente em relação às viagens corporativas. Afinal, torna-se possível um controle sobre as operações e os dados financeiros.

Então, quer saber como elaborar relatórios gerenciais qualificados? Veja a seguir!

Por que o gestor deve se preocupar com a elaboração de relatórios de viagens corporativas?

De acordo com os dados apresentados no estudo de indicadores econômicos de viagens corporativas, 35% das companhias aumentaram os gastos com viagens a negócios em 2016.

Os dados ainda sugerem que 46% das empresas justificaram esses índices com o aumento do número de viagens para obtenção de novos clientes. Já 42% dos entrevistados alegaram que houve acréscimo no gasto médio de viagem. 

Em contrapartida, 45% dos entrevistados informaram que houve redução no gasto com viagens. A justificativa para essa diminuição envolveu alguns fatores:

A pesquisa também identificou que o viajante brasileiro tem predisposição maior para o chamado “bleisure”, ou seja, ele combina viagem a negócios (business) com lazer (leisure).

Portanto, é extremamente importante que as companhias tenham excelente controle da gestão de relatórios gerenciais para monitorar os recursos utilizados pelos colaboradores durante as viagens corporativas.

Isso também permite que a empresa adote novas políticas para reduzir os custos, como um limite de gasto por usuário e metodologias que permitam o acompanhamento em tempo real das despesas.

Quais são os problemas mais comuns encontrados em relatórios gerenciais?

Muitas empresas brasileiras ainda utilizam o sistema faturado para as viagens corporativas. Contudo, esse processo dificulta a qualificação dos relatórios gerenciais, visto que torna os procedimentos lentos e complexos.

Nessa metodologia, as agências de viagem precisam fazer o faturamento e enviá-lo para a empresa. Esta deve ter um profissional capacitado para verificar se os dados estão corretos, e só depois efetuar o pagamento.

Como criar relatórios gerenciais qualificados?

Ao adotar o uso de tecnologias de ponta, o gestor tem melhores condições para elaborar relatórios de maneira ágil e eficiente. Por exemplo: o usuário pode utilizar o cartão virtual para fazer o pagamento das faturas, e o sistema fará a comunicação entre o banco e a agência de turismo.

Ao utilizar um cartão virtual único para emitir bilhetes para todos os funcionários da empresa, o gestor terá acesso a informações completas, como o número de viagens realizadas pelo  funcionário X — separadas por mês, ano e nos últimos seis meses.

Além disso, esse método possibilitará a verificação sobre qual centro de custo gastou mais em hotéis em determinado período. Dessa maneira, as informações serão obtidas rapidamente sem exigir esforço do setor financeiro. Basta filtrar os dados no sistema e emitir o relatório gerencial.

Para complementar, a empresa pode contar com um parceiro de negócios para monitorar as informações lançadas no cartão virtual. Com isso, será possível conhecer o valor cobrado pela agência de viagem para emitir bilhetes aéreos programados, por exemplo.

Consequentemente, a corporação terá um relatório gerencial customizado, pois receberá as informações detalhadas de todo o processo:

  • dados do funcionário;
  • centro de custo;
  • responsável que aprovou a viagem e o seu respectivo setor;
  • projeto que originou o custo;
  • voucher, entre outros.

Sendo assim, o setor financeiro terá informações completas sobre as viagens corporativas, que contribuirão para favorecer a emissão de relatórios dentro do sistema.

Portanto, para obter um relatório gerencial qualificado, é recomendável realizar os pagamentos com cartão virtual, utilizar sistemas eficientes e contar com parceiros especializados. Com isso, o gestor poderá saber exatamente onde aplicou o dinheiro da empresa e em quais momentos conseguiu economizar recursos.

Por que automatizar a emissão de relatórios?

Há muitas vantagens em buscar soluções que possibilitam a elaboração de relatórios gerenciais qualificados. Conheça:

1. Agilidade nos processos

As ferramentas tecnológicas contribuem para a automação de processos e a redução das burocracias. Quando utilizadas em conjunto com parcerias especializadas, a equipe técnica da companhia ganha tempo para se preocupar com as análises financeiras e investimentos que possam gerar lucro para a companhia.

2. Mais qualidade nas informações

Como os relatórios são gerados por meio da sincronização das informações contidas no cartão virtual e nos dados registrados na agência de turismo, os dados são mais completos. Isso dá mais qualidade ao relatório gerencial, pois garante a precisão das informações e evita erros nos lançamentos.

3. Maior satisfação da equipe financeira

Geralmente, os profissionais sofrem com a falta de tempo para fazer o planejamento financeiro e contábil da companhia. Sendo assim, a automação de processos e a contratação de uma empresa terceirizada permitem que eles possam desempenhar tarefas mais importantes para a corporação. Consequentemente, isso aumenta a satisfação dos colaboradores.

4. Maior controle dos recursos

Quantas vezes a equipe financeira já teve dúvidas sobre os valores gastos em viagens corporativas? Afinal, muitas vezes, há falta de controle sobre o dinheiro utilizado pelos colaboradores.

Assim, ao utilizar ferramentas tecnológicas e contar com o apoio de uma equipe especializada, a empresa tem maior controle sobre os gastos. Isso possibilita, inclusive, um acompanhamento em tempo real sobre o valor planejado para a viagem corporativa e o utilizado pelo funcionário.

Como consequência, a corporação poderá monitorar melhor os valores gastos pelos funcionários, solicitar justificativas para as despesas exageradas e realizar projeções mais próximas da realidade.

5. Elaboração de análises

Os relatórios gerenciais de qualidade possibilitam que o gestor financeiro possa avaliar os dados detalhadamente. Isso permitirá a tomada de decisões mais assertivas, visto que não haverá divergências nas informações.

Além disso, será mais simples para o diretor financeiro fazer comparativos anuais ou trimestrais, pois basta utilizar um filtro para buscar as informações e analisá-las.

Portanto, é possível perceber que, ao utilizar soluções modernas e contar com o apoio de uma equipe especializada, é possível elaborar relatórios gerenciais eficientes e de qualidade.

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