Voltar > O que fazer para evitar retrabalho em processos financeiros?

Os processos financeiros de uma empresa exigem muita atenção do profissional. São inúmeros detalhes que não podem ser negligenciados, em hipótese alguma. Caso contrário, a empresa enfrentará sérios problemas.

Um desses problemas é o retrabalho, que é quando o colaborador tem que refazer algo, devido a um equívoco ou trabalho mal elaborado. Isso é uma prática que toma muito tempo e gera muitos transtornos dentro do negócio. Por isso, ele deve ser evitado ao máximo.

Mas como evitar o retrabalho nos processos financeiros? É isso que vamos mostrar para você neste artigo. Conheça as principais políticas, processos e práticas que devem ser adotadas para realizar um trabalho mais eficiente e qualificado, evitando a refação!

Faça um planejamento

O planejamento deve ser feito para evitar que os processos realizados dentro da empresa não sejam efetuados de maneira equivocada, perdendo informações consideradas importantes para o bom funcionamento do negócio.

O planejamento facilitará o controle dos resultados de cada setor da empresa, pois, com os processos estabelecidos, o colaborador saberá exatamente o que precisa ser feito.

Além disso, com o planejamento será possível identificar futuros erros que podem levar ao retrabalho das tarefas.

Só é possível gerenciar aquilo que você conhece. O planejamento vai servir para que você possa entender a real situação da sua empresa, quais setores apresentam custos acima do esperado, onde os processos não estão otimizados, etc. Com base nesses dados será possível criar estratégias para diminuir o retrabalho.

Crie um checklist

Devido a uma rotina atribulada é muito comum que etapas do processo financeiro sejam esquecidas ou realizadas de maneira equivocada. Uma dica para evitar esse tipo de situação é criar um checklist.

Por meio dele, será possível listar tudo o que você e sua equipe devem fazer. Nele, deverão ser inseridas suas prioridades, para que as tarefas possam ser realizadas dentro do prazo combinado.

O checklist é uma lista de verificação, na qual o colaborador vai analisar se todos os procedimentos foram realizados da maneira correta, evitando o retrabalho. O dia a dia do setor financeiro de uma empresa costuma ser muito corrido. Então, devido a esse “desespero” de ter que cumprir prazos, é muito fácil cometer algum equívoco.

Ao verificar se alguma etapa foi deixada para trás, também é possível analisar se há divergência nos dados, possibilitando que uma revisão mais minuciosa seja feita nos procedimentos.

Defina suas prioridades

Existem tarefas que precisam de uma atenção especial, seja por causa do prazo ou pela complexidade de alguns casos. As insatisfações e atrasos podem ser acarretadas devido à pressa para concluir determinada atividade, fazendo com que o colaborador cometa erros na realização do procedimento, tendo que realizar o trabalho novamente.

Além de ter retrabalho, o aborrecimento dos clientes também pode trazer transtornos para a sua empresa, pois a sua imagem será denegrida perante seus consumidores, e isso pode afetar diretamente as suas vendas e, consequentemente, a sua lucratividade.

Ao estabelecer suas prioridades, será possível realizar os processos financeiros com mais tranquilidade, diminuindo as chances de erros e garantindo a satisfação do seu cliente. Essa é uma prática que vai se refletir positivamente na imagem do seu empreendimento.

Delegue tarefas

Um dos erros recorrentes em gestão é a centralização do comando, e esse tipo de comportamento pode ser extremamente prejudicial aos resultados da equipe.

Isso acontece porque, ao centralizar, você não consegue tomar as decisões mais sensatas para a resolução do problema, pois nem sempre será possível estar próximo dos fatos.

Ao delegar tarefas, o gestor poderá direcionar melhor os seus esforços estratégicos e gerar um fator motivador para os demais membros do grupo.

Para que isso seja possível, é necessário escolher bons líderes. Eles precisam ser capazes de tomar decisões, saber motivar e ensinar seus colaboradores. Deverão saber identificar os pontos fracos do seu respectivo setor, criar estratégias e solucionar problemas.

Para que você consiga fazer a escolha de um bom líder é preciso colocar o Assessment em prática.

O Assessment é um processo que vai levar em consideração não somente a produtividade do profissional, mas também outras potencialidades do indivíduo e como ele reage em situações específicas de liderança.

É preciso colocar a pessoa certa no lugar certo. É dessa maneira que é possível ganhar bons líderes, aumento na produtividade e diminuição do retrabalho.

Invista em tecnologia

A automatização dos processos aumentará a eficácia das atividades, otimizando o tempo da sua equipe. Os sistemas de gestão oferecem ferramentas que facilitam o trabalho e diminuem as margens de erros.

A tecnologia fornecerá ao gestor dados precisos e em tempo real, aumentando a confiabilidade das informações. Dessa forma, não será mais necessário gastar horas do seu dia para emitir um relatório, pois você pode verificar os dados de que precisa sempre que bem entender.

O investimento em tecnologia sempre gerará retornos positivos. Por meio dela, é possível aumentar a produtividade da sua equipe com qualidade e eficiência, fazendo com que seus colaboradores tenham mais tempo para focar em decisões importantes dentro do negócio.

Além disso, a tecnologia também auxilia na tomada de decisões, fazendo com que o gestor possa escolher o melhor investimento para a sua empresa, no momento em que considerar oportuno.

Ofereça treinamento aos seus colaboradores

Ao realizar treinamentos com a sua equipe, você não estará somente oferecendo benefícios à empresa, mas aos seus colaboradores também, pois eles terão mais conhecimento para auxiliar na resolução dos problemas do dia a dia.

Devido a isso, é importante que o você saiba identificar as necessidades do treinamento, para que seja possível indicar o colaborador certo para cada evento ou curso. Alguns assuntos podem ser resolvidos com um conteúdo menos aprofundado, outros exigem informações mais detalhadas.

Identifique o gargalo que está impossibilitando a sua equipe de apresentar um melhor desempenho e avalie como eles estão executando as suas tarefas para, então, poder analisar qual é o melhor treinamento para cada um deles.

Manter a organização é essencial para evitar o retrabalho empresarial. Com certeza, muitos contratempos vão surgir. O importante, porém, é nunca desistir e aprender a corrigir os erros com eficiência, para que eles não voltem a ocorrer.

Não deixe os obstáculos do dia a dia tirarem sua motivação. Acredite sempre que é capaz de alcançar níveis superiores, para fazer com que sua empresa cresça e conquiste o sucesso esperado.

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