Voltar > O que considerar antes de escolher uma Travel Management Company — TMC?

As empresas, sobretudo aquelas de médio e grande porte, demandam de seus colaboradores a realização de viagens a negócios em seu nome.

Nesse contexto, a escolha de uma Travel Management Company (TMC) se justifica pelo fato de que tais organizações são especializadas, tendo sistemas de comprovado sucesso e mais conhecimento junto aos fornecedores (aéreo, hotel, locação, eventos etc.), suportando a empresa com facilidade no caso de possíveis alterações no plano de viagem do colaborador.

Além disso, é possível afirmar com segurança que contratar uma TMC é muito mais vantajoso, uma vez que essa solução ajuda o gestor de viagens a controlar melhor as despesas.

Para escolher uma boa TMC, é preciso levar em consideração alguns critérios (os mais rigorosos possíveis, afinal, para garantir a qualidade dos serviços, você deve ser bastante exigente). Pensando nisso, ao longo deste artigo, apresentamos excelentes dicas para ajudar você nessa tarefa tão importante para a sua organização. Boa leitura!

Vantagens e benefícios de contratar uma Travel Management Company

Infelizmente, algumas empresas ainda mantêm um pensamento equivocado, segundo o qual seria econômico e fácil se valer de uma estrutura interna.

No entanto, tal concepção não está, absolutamente, lastreada na realidade. Manter uma estrutura interna para as viagens corporativas acarreta mais burocracia, o que contribui para, de certa forma, engessar suas operações e travar os processos de negócio. Além disso, as despesas totais tendem a ser bem mais elevadas.

Trata-se de um erro comum, pois, aparentemente, ter uma estrutura interna para cuidar de viagens corporativas é mais vantajoso economicamente. Contudo, essa é uma caracterização superficial, uma vez que essa “vantagem”, em pouco tempo, acaba se revertendo em custos trabalhistas fixos, claramente mais onerosos que as despesas com uma TMC.

A longo prazo, elas representam uma redução nos gastos: basta comparar tais valores com outras despesas dentro da organização e, principalmente, a carência de um planejamento especializado para a realização das viagens. Lembre-se de que uma viagem mal planejada é sinônimo de desperdício de recursos.

As TMCs, por outro lado, arcam com todos os custos inerentes a esses processos, como os trabalhistas, o que, por si só, já alivia consideravelmente o orçamento relacionado.

Os profissionais de uma Travel Management Company, em geral, têm vasta experiência no ramo, tendo conhecimentos que só a vivência na área pode trazer, além de anos dedicados à preparação e à qualificação. Tais profissionais são, portanto, plenamente capazes de efetuar melhores planejamentos, o que resulta em gastos muito menores nas viagens de sua organização.

4 aspectos a se levar em consideração

Enquanto gestor, é imprescindível que você seja tão exigente quanto possível na hora de selecionar uma Travel Management Company para prestar serviços à sua empresa. A responsabilidade que eles terão é grande, logo, é preciso atestar sua idoneidade e competência no cumprimento de suas funções.

Confira, a seguir, 4 aspectos a considerar no momento de contratar uma Travel Management Company.

1. Tenha plena ciência do que está em negociação

Fique atento a todas as etapas da negociação, do começo ao fim. Não deixe passar absolutamente nenhum detalhe. Elabore uma lista de desejos e necessidades, a fim de averiguar se a TMC em questão é capaz de atendê-los de forma completa e eficiente. Entretanto, se a oferta não parecer boa, o ideal é não se comprometer com tal agência e procurar outra que possa te satisfazer melhor.

Se algum elemento da negociação parecer errado aos seus olhos ou não soar bem, questione, não hesite em fazer perguntas difíceis e procure conhecer melhor a organização. Caso, ainda assim, você não esteja convencido da qualidade dos serviços oferecidos, busque outra TMC.

2. Solicite criatividade às TMCs

Há imensa diversidade de acordos possíveis, e você deve conseguir chegar a um que seja benéfico para todos os envolvidos, isto é, tanto para o seu programa quanto para a Travel Management Company.

Ao abrir conversações a respeito de um possível acordo, demonstre que você se importa, também, com os interesses da outra parte. Assim, ela se sentirá mais compelida a trabalhar com você, facilitando as negociações.

Isso não significa, obviamente, abrir mão de pontos importantes para a sua empresa. Por exemplo, requeira tantos recursos gratuitos quanto possíveis (como relatórios customizados etc.). Algumas TMCs tendem a cobrar por cada transação efetuada, portanto, demande benefícios palpáveis, que possam contribuir para aprimorar a programação de suas viagens corporativas.

3. Tire todas as suas dúvidas

No ambiente corporativo, polidez e civilidade são importantes palavras de ordem a serem seguidas, de modo que boas práticas de atendimento e relacionamento sejam observadas em qualquer negociação ou transação.

Todavia, esses princípios não devem fazer com que você tenha receio de tocar em pontos críticos ou sensíveis, abandonando a impreterível necessidade de levantar questionamentos profundos acerca da Travel Management Company e dos serviços que ela disponibiliza.

Tire todas as suas dúvidas, esclarecendo, até mesmo, os aspectos mais “cabeludos”. Você tem todo o direito de fazer perguntas, portanto, sinta-se à vontade nesse aspecto.

4. Confira a possibilidade de recuperar valores perdidos

Perdas de voos eventualmente acontecem tanto em viagens regulares quanto nas corporativas. Independentemente dos motivos que levam a isso (que, em cada caso, podem ser os mais diversos), há um consequente aumento nos custos relacionados a cobranças de multa.

Não obstante, para garantir viabilidade financeira à sua organização, as TMCs mantêm um bom relacionamento com fornecedores e companhias aéreas: assim, elas podem auxiliar sua empresa a recuperar os valores perdidos nas mais variadas situações. Desse modo, é altamente recomendável, durante a negociação, conferir se a Travel Management Company com a qual você abriu conversações pode oferecer essa vantagem à sua empresa.

A TMC como a melhor solução para viagens corporativas

A TMC é, de fato, a melhor solução para as suas viagens corporativas. Ela detém profissionais especializados e com know-how comprovado, capazes de oferecer alternativas interessantes para sua empresa, agilizando os processos e desonerando o orçamento.

Seja meticuloso ao escolher uma Travel Management Company para prestar serviços à sua companhia e garanta as condições mais favoráveis para a sua gestão de viagens corporativas.

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