Voltar > Gestor de compras de eventos: compreenda o papel desse profissional e seus desafios

Você já ouviu a expressão “funciona como um relógio suíço” quando alguém se refere a uma tarefa realizada com perfeição? Pois bem, isso se deve ao fato de que a Suíça se aprofundou no ramo de relógios no século XVI, quando o uso de joias foi proibido pela Igreja Católica. Apenas com pura mecânica entre pequenas engrenagens e peças de metal, os relógios ficaram conhecidos por serem extremamente precisos, resistentes e eficientes.

Ao deparar com uma empresa bem-sucedida e financeiramente organizada, é fácil fazermos a comparação de que ela “funciona como um relógio suíço”. Podemos atribuir aos profissionais da linha de frente (vendedores, gerentes e consultores) o papel das engrenagens que movimentam a coisa toda, não é verdade?

No entanto, o que muitos não sabem é que, nos bastidores dos processos, existe um profissional que toma decisões estratégicas, é de grande responsabilidade e influencia diretamente o índice de competitividade no mercado e na rentabilidade do negócio. Estamos nos referindo ao gestor de compras.

Se levarmos em consideração a importância que os eventos têm para os empreendimentos modernos, proporcionando visibilidade no mercado, networking, promoção de produtos e serviços, entre outros aspectos, o profissional que gerencia as compras desse departamento pode ser considerado um pilar da organização.

Você sabe qual é o papel do gestor de compras de eventos? Conhece a jornada desse profissional, os seus desafios e quais habilidades ele precisa ter? Pois bem, continue a leitura do conteúdo para saber mais!

A jornada do gestor de compras de eventos

Nossa empreitada começa ainda no exemplo do relógio suíço: pense no gestor de compras de eventos como uma peça-chave na companhia e que não pode se limitar apenas às suas funções cotidianas. Caso contrário, tudo estará comprometido.

Para garantir eficiência e resultados satisfatórios, é necessário que ele assuma uma série de papéis juntamente com a sua equipe, desenvolvendo o lado humanizado, com o intuito de aprimorar o seu modelo de atuação.

Negociador

Dentre esses papéis, podemos dizer que o gestor também precisa desempenhar a função de negociador, já que necessita ter articulação para fazer parcerias externas e internas, negociar contratos e condições comerciais, além de obter o apoio da equipe interna e se manter no cargo que ocupa.

Orientador

O gestor de compras também atua como um orientador que oferece assessoria a outras áreas responsáveis pela realização dos eventos, como marketing, vendas, entre outras.

O seu objetivo é atingir o melhor resultado possível no evento em questão de acordo com o período do ano, localidade e público-alvo.

É claro que tomar decisões tão relevantes é uma tarefa que carrega um custo alto. Portanto, podemos afirmar que, nesse quesito, o gestor de compras de eventos tem como um de seus desafios a tomada de decisões que exige planejamento e precaução extrema.

Psicólogo

O profissional responsável pelas compras ligadas aos eventos, às vezes, terá que agir como um verdadeiro psicólogo, pelas conversas informais nos bastidores da realização do evento com a equipe ou em reuniões formais com diretores e gerentes da empresa.

O fato é que, por ter uma perspectiva ampla a respeito dos mais variados assuntos que circulam em um evento, esse profissional precisa ter voz ativa e fornecer conselhos estratégicos a toda a equipe, entendendo suas limitações e respeitando-as durante todo o desenrolar de sua jornada.

As habilidades e competências do gestor de compras de eventos

Esse profissional só será capaz de vencer os desafios que encontra em seu trajeto se tiver empenho, dedicação e, é claro, as habilidades necessárias.

Desenvoltura social

Sem dúvida, o gestor responsável pelas compras em eventos precisa ser um verdadeiro comunicador, já que a maior parte de seu trabalho é realizada em equipe. Isso significa que, sem desenvoltura social, o seu tempo de duração nessa carreira será curto.

Essa habilidade não é um mero capricho que fará o gestor de compras ser visto como uma pessoa agradável pelos outros membros do time da realização do evento, mas um pré-requisito, pois ele precisará interagir com diversos departamentos da empresa, como:

  • finanças;
  • recursos humanos;
  • engenharia;
  • qualidade de produtos ou serviços;
  • marketing;
  • vendas;
  • administração.

O gerente de compras precisa de todo o apoio possível das variadas áreas da empresa. Ou seja, é necessário que ele saiba dialogar com todos ao seu redor. Além disso, eventualmente ele pode precisar negociar preços com fornecedores, persuadir palestrantes e fechar negócios e contratos, não é verdade?

Conhecimento estratégico

Como foi mencionado em tópicos anteriores, esse profissional tem, basicamente, o dever de garantir a execução do evento. Para isso, é necessário ter conhecimento estratégico a respeito de suas funções, da empresa para a qual trabalha, sobre o comportamento dos consumidores e, é claro, sobre o mercado em que a organização atua.

O conhecimento estratégico é um requisito, por exemplo, para que o profissional alinhe os seus métodos de negociação para atingir os objetivos da empresa.

Organização

Imagine um evento de grande porte realizado em local com capacidade para, no mínimo, mil pessoas, além dos palestrantes convidados e equipe de organizadores. Pense na quantidade de quartos de hotel necessários para acomodar toda essa gente. Vá além e pense em questões logísticas, como alimentação e transporte, sem mencionar possíveis imprevistos.

Agora imagine um gestor de compras de eventos que não tenha a organização como habilidade nativa em seu perfil profissional. A realização, por esse gestor, do evento imaginado acima não aconteceria ou seria um fracasso total que mancharia seriamente a reputação da empresa no mercado.

É imprescindível ter a organização como uma competência primordial para que esse profissional seja capaz de realizar um planejamento eficiente, delegue tarefas, mantenha toda a documentação do negócio em dia e antecipe-se às necessidades do projeto.

Atualização

Não apenas para manter o seu emprego, mas também para se destacar como profissional por meio da obtenção de resultados positivos, o gestor da área de compras de eventos deve permanecer constantemente atualizado sobre o mercado em que a empresa está inserida (e o que ocorre fora dele) e a respeito das tendências tecnológicas e inovadoras da área.

É importante buscar canais de conhecimento confiáveis e fazer cursos e qualificações na área. Ou seja, investir em suas habilidades.

Capacidade de negociação

Assim como o vendedor, o gestor de compras de eventos precisa ter grandes habilidades de comunicação, persuasão e negociação.

Ele precisa estar munido de conhecimento a respeito dos fornecedores e, assim, negociar com confiança e assertividade para obter os melhores serviços pelos preços mais justos, garantindo rentabilidade em cada etapa da realização do projeto.

Ética

Para concluirmos a épica jornada do gestor de compras de eventos vale mencionar que, assim como em qualquer profissão, é imprescindível que ele seja guiado pela ética em cada uma de suas decisões.

O seu dever é informar as suas expectativas, em relação aos fornecedores, em todas as fases do processo de cotação, com clareza e objetividade.

Agora que você já conhece o papel do gestor de compras de eventos e os seus principais desafios, aproveite para nos seguir no Facebook e acompanhar mais conteúdos exclusivos!