Voltar > Gestão de documentação e transações de pagamento: entenda os processos

Qualquer empresa precisa lidar, diariamente, com um grande volume de documentos das mais variadas naturezas, como contas a pagar e a receber, contratos de vendas, contratos de funcionários, guias de recolhimento de impostos, entre muitos outros.

Para administrar essa imensidão de arquivos físicos e digitais é necessário desenvolver métodos, ferramentas e processos eficientes.

Por isso, no artigo de hoje mostraremos qual é o papel da gestão de documentação e como as transações de pagamento podem ser beneficiadas por esse sistema de armazenamento e organização. Continue a leitura do conteúdo para entender mais!

A importância da gestão de documentos e controle dos meios de pagamento

A gestão de documentação está diretamente ligada ao fluxo do Bussiness Process Outsourcing (BPO), pois, por exemplo, tanto o processo de contas a pagar, quanto de contas a receber exigem o gerenciamento de documentos.

É preciso saber não apenas como receber, mas também como rastrear o documento dentro dos arquivos ou servidores da empresa de forma ágil, prática e automatizada, considerando o fluxo de tempo que o procedimento durou. A eficiência da gestão de documentação implementada no modelo de negócios terá influência direta no resultado.

Por isso, é imprescindível que o empreendimento esteja aberto à tecnologias de automação e conceitos de modernização, como sistemas que rastreiam a documentação e otimizam a interatividade entre os departamentos, além de facilitar os processos da empresa.

Por exemplo, a partir do momento em que um procedimento é adicionado ao sistema, ele passará por um setor de triagem que o encaminhará para o departamento adequado a qual ele se refere, sendo etiquetado, escaneado e registrado nos servidores.

Dado esse contexto, podemos afirmar que a gestão de documentação tem um papel importante nas transações de pagamento, pois ajuda a controlar os meios pelos quais os clientes pagam por suas compras e, é claro, os meios que as empresas recebem e organizam os seus recebimentos.

Resumindo, a gestão da documentação é um complexo processo que considera uma série de características dos documentos, assim como as necessidades da empresa e as mídias que estão à sua disponibilidade para, assim, definir a montagem de um arquivo eficiente, além das localizações ideais, prazos e as melhores formas de localizar cada arquivo.

Como as empresas estão utilizando os cartões de credito para os pagamentos?

O cartão de crédito é uma das soluções de pagamento e controle financeiro mais versáteis da vida moderna. Em um processo de gestão de documentos, é possível organizar as despesas, separando-as em categorias e até mesmo gerando um relatório detalhado.

O serviço TXDoc realiza a gestão de documentação dos pagamentos por meio de um cartão virtual. Além de obter dados financeiros detalhados, a empresa que recebeu o pagamento, será notificada a respeito do local que deve enviar a nota fiscal. Por sua vez, a nota entrará na linha de montagem, passando por uma triagem e pelo setor que desenvolve os relatórios de forma detalhada.

Dessa forma, a única preocupação em todo o processo deve ser a de receber os relatórios, para conferir o que, de fato, foi gasto pelo cartão. Portanto, tem havido um grande crescimento no uso de cartões de crédito por empreendimentos. Para se ter uma ideia, algumas empresas chegam a ter 01 cartão virtual por CNPJ ou 01 virtual cartão por filial, ficando mais fácil o controle de gastos com as unidades de negócios.

Nesse contexto, um serviço eficiente de gestão de documentação se mostra muito relevante, já proporciona maior controle a respeito das transações de pagamento do negócio. Falaremos sobre as etapas desse procedimento mais adiante no conteúdo.

Soluções proporcionadas pela gestão de documentos e automação nas transações de pagamentos

Redução de custos

A eficiência do gerenciamento de documentos prevê que mais ações sejam realizas com os menores custos possíveis.

Diminuição do volume

Ocorre uma exponencial redução no volume de arquivos, já que estamos falando da eliminação de documentos duplicados, documentos impressos, além da digitalização de arquivos que não precisam mais existir em cópia física.

Aumento da qualidade

Arquivos digitalizados não sofrem as ações do tempo e não são danificados por aspectos como umidade e calor, o que significa que sua qualidade permanece intacta por tempo indeterminado.

Agilidade no acesso

Os dados podem ser encontrados com apenas alguns cliques no computador ou smartphone, otimizando a gestão do tempo e a produtividade dos colaboradores.

Segurança jurídica

Uma gestão de documentação eficiente garante a integridade dos arquivos, mantendo-os disponíveis quando requisitados, além de fazer com que os documentos sejam realmente válidos, apresentando carimbos, certificados e assinaturas.

Preservação da memória

O gerenciamento de documentos preserva a memória corporativa, um dos pilares fundamentais da organização e o planejamento empresarial. Vale mencionar que também garante a segurança jurídica a longo prazo, já que existem processos que podem exigir a consulta de documentos de cinco, dez ou mais anos atrás.

Gestão de documentação e transações de pagamento estratégicas para o negócio

Para estabelecer processos de gestão de documentação e transações de pagamento bem definidas em seu negócio, considere:

A temporalidade dos documentos

É fato que não são todos os documentos da empresa que precisam ser guardados para sempre. No entanto, muitos arquivos devem ser armazenadas por períodos consideráveis entre cinco a dez anos no mínimo, até que finalmente possam ser descartados.

Por isso, a gestão de documentação deve considerar a temporalidade dos documentos desde as primeiras etapas do recebimento dos dados, até os procedimentos mais avançados de organização.

De fato, é preciso liberar espaço físico e digital (servidores), para tornar o acesso a esses arquivos mais prático e organizado.

Por exemplo, no setor de RH, documentos como uma cartão de demissão, precisam ser arquivados no mínimo por cinco anos. Enquanto documentos que comprovam a quitação de prestações de contas com a Previdência Social, devem ser armazenados por pelo menos 30 anos.

Portanto, um processo de gestão de documentação deve organizar não apenas o arquivamento dos dados, mas também organizá-los com uma espécie de tabela de temporalidade, listando os documentos de acordo com sua localização, natureza e data de descarte.

Digitalizar os arquivos

Quando falamos sobre gestão de documentação é quase automático associarmos o processo à digitalização e ferramentas tecnológicas. Afinal, a imagem de armários enormes, caixas cheias de papéis de todos os tipos, é um tanto obsoleta, não é verdade?

Esse cenário vem sendo transformado de forma significativa devido aos avanços em computação na nuvem e sistemas de automação. Isso significa que apostar na digitalização de documentos já nem pode mais ser considerado como um diferencial competitivo, mas sim como uma necessidade básica de mercado.

Dados e documentos eletrônicos não demanda espaço físico e são exponencialmente mais fáceis de serem organizados, localizados e acessados. Além disso, o seu envio e compartilhamento é muito mais simples.

Até mesmo as transações de pagamento se tornam mais práticas quando a gestão de documentação conta com ferramentas tecnológicas e processos digitalizados.

Quer saber mais sobre como gestão de documentação e como ela influencia nas transações de pagamento? Então entre em contato com a gente para que possamos ajudar!

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