Voltar > É possível terceirizar a gestão de documentação de uma empresa?

A busca pela eficiência operacional e financeira faz parte do dia a dia de muitas empresas. Afinal, para manter a competitividade, é preciso reduzir custos, otimizar processos e eliminar desperdícios.

Nesse sentido, a terceirização de serviços vem ganhando a preferência de vários empresários e gestores ― como uma alternativa capaz de garantir mais agilidade e qualidade para as tarefas contratadas.

Entre as modalidades existentes, algumas se destacam. A terceirização da gestão de documentação é uma delas. Com esse tipo de serviço, é possível racionalizar investimentos, aproveitar melhor a mão de obra disponível, minimizar os riscos e ampliar a capacidade de atendimento das demandas do mercado.

Atualmente, é fácil encontrar prestadores especializados, que cuidam não apenas do armazenamento e da digitalização, mas também de todo o gerenciamento dos documentos. Essas propostas costumam apresentar uma excelente relação custo-benefício e, por isso, precisam ser consideradas no planejamento estratégico.

Vale lembrar que a terceirização da gestão de documentação contribui para o fim das distrações e preocupações com atividades secundárias, de modo que as equipes podem se dedicar exclusivamente às tarefas e projetos mais relevantes para o negócio.

As opções para a gestão de documentação

Já existem diversos serviços voltados à gestão de documentação. No entanto, os mais comuns ainda são:

Gestão de documentação geral

Nesse formato, o fornecedor fica responsável por escanear, organizar, indexar, guardar e gerir a documentação cedida pela empresa ― oferecendo tecnologias que garantam um acesso rápido e seguro a todos os arquivos e informações.

Entre os documentos que costumam ser transferidos para o prestador, estão os prontuários de colaboradores, avaliações de desempenho, contratos, comprovantes, pesquisas de mercado, laudos e levantamentos internos.

Gestão de documentação baseada no processamento de dados

Esse serviço está baseado no processamento de dados. Ou seja, o fornecedor efetua análises específicas, de modo a validar todos os documentos gerados.

Um exemplo são os cartões virtuais. Nesse caso, o prestador auxilia na coordenação da política de viagens corporativas, coletando os dados gerados por esses cartões e confrontando com notas fiscais relacionadas a hospedagem, aluguel de veículos, passagens aéreas e produtos consumidos.

A partir dessa avaliação, um relatório é gerado, esclarecendo todos os gastos realizados em um determinado período. Assim, é mais fácil identificar incoerências e corrigir desvios.

Outra opção é a terceirização da documentação relativa às cobranças e contas a receber. Aqui, o fornecedor administra todos os documentos ― checando valores, verificando sistemas, digitalizando os registros e devolvendo os lotes conferidos, para que o pagamento das faturas possa ser efetuado dentro dos prazos estabelecidos.

As vantagens da terceirização da gestão de documentação

A terceirização da gestão de documentação traz uma série de vantagens para a empresa contratante. Entre as mais significativas, estão:

Redução de custos operacionais

A terceirização propicia uma importante redução de custos com a manutenção de espaços físicos. 

Com a delegação dessa tarefa para um fornecedor, é possível diminuir as despesas com mão de obra, material de escritório e infraestrutura ― pois os ambientes onde os documentos são conservados devem apresentar uma climatização adequada, além de sistemas antifurto e de combate a incêndio.

Agilidade na localização de documentos

A facilidade de localizar documentos atuais e antigos é mais uma vantagem. É preciso frisar que essa velocidade é fundamental em diversas situações, como na defesa de reclamações trabalhistas e na prestação de contas fiscais.

Consultas remotas e mais produtividade

Outro ponto a ser destacado é a consulta remota aos documentos, por vários usuários, o que garante mais produtividade e autonomia para as equipes de trabalho.

Segurança e compliance

Com a terceirização, é mais fácil evitar extravios, danos e a deterioração do papel ou das mídias utilizadas para gravação dos dados.

As fraudes documentais também podem ser evitadas, já que o arquivamento digital garante mais transparência e rastreabilidade. Também é possível definir diferentes perfis de usuários, restringindo o acesso às informações sigilosas ou confidenciais.

Equipes especializadas

Contar com times especializados e altamente capacitados para realização de todas as etapas do processo de guarda ou análise, é mais uma vantagem da terceirização da gestão de documentação. De fato, a expertise e o conhecimento técnico, são itens indispensáveis para uma prestação de serviços confiável.

Em muitas situações, a opção pela terceirização tem como objetivo a profissionalização de determinadas tarefas. 

Dessa maneira, a empresa pode aproveitar corretamente o seu capital humano e evitar a sobrecarga, além de manter o foco na superação das metas, na estabilidade do fluxo de caixa, na expansão das operações e na evolução dos principais KPIs (Key Performance Indicators) corporativos.

Diminuição da burocracia e conformidade jurídica

A terceirização da gestão de documentação elimina boa parte da burocracia que cerca as questões jurídicas. O armazenamento de determinados documentos é uma obrigação acessória, sujeita a fiscalização, sendo que multas podem ser aplicadas no caso de desobediência. Outras penalidades também estão previstas para atrasos em pagamentos e recolhimento de impostos.

Os cartões virtuais na gestão de documentação

Os cartões virtuais são ferramentas importantes na gestão de documentação, já que simplificam o acerto de diversas contas. Em geral, são utilizados por equipes externas, que precisam se deslocar com frequência ― para visitar ou prospectar clientes.

Todos os gastos ficam centralizados, o que permite uma análise mais detalhada de cada despesa. Logo, também é possível perceber inconsistências, que muitas vezes, são indícios de falhas nos procedimentos internos ou até mesmo, de uma tentativa de golpe.

Além disso, a empresa consegue estabelecer apenas uma data para a cobrança das faturas e assim, o processo pode ser otimizado, evitando retrabalhos e correções.

Outro ponto importante é a geração de relatórios gerenciais mais completos ― que devem suportar a tomada de decisões relativas ao negócio.

O monitoramento constante dos custos da operação é essencial para qualquer negócio e, com um mapeamento minucioso, é possível detectar oportunidades de melhoria e ainda, negociar preços e condições de pagamento especiais com determinados parceiros.

Assim, é fácil perceber que a terceirização da gestão de documentação pode contribuir muito para a conquista de processos enxutos e eficientes, além de garantir mais comodidade e praticidade para todos os usuários.

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