Voltar > Despesas de viagens corporativas: o que fazer para gerenciá-las com mais controle?

“Viajar a trabalho” tem se tornado uma prática cada vez mais comum no mundo corporativo. E um dos motivos desse crescimento são os eventos empresariais, que estão dominando o mercado.

Cada vez mais organizações têm investido em palestras, eventos corporativos e outros tipos de cerimônia que abrem possibilidades para ampliar o networking, renovar os conhecimentos da equipe de colaboradores e otimizar a imagem do negócio no mercado.

O fato é que, junto com o crescimento dessa demanda, ocorre, proporcionalmente, o aumento dos gastos das empresas com viagens de funcionários. Esse tipo de custo engloba hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas que, com falta de planejamento, podem ser bastante onerosas.

Por isso, neste artigo mostraremos quais são as principais despesas de viagens corporativas e como gerenciá-las com mais controle. Continue a leitura do conteúdo para saber tudo sobre o assunto!

Identificando principais despesas de viagens corporativas

Viagens corporativas, ao lado das despesas com equipe e recursos tecnológicos, integram os gastos mais densos de uma empresa. Sendo assim, economia e redução de custos desnecessários são mais do que um mero capricho por parte dos gestores.

Fazer uma viagem de negócios é algo que requer planejamento. Além disso, não se deve abrir mão do conforto dos colaboradores e nem da qualidade dos serviços envolvidos. No entanto, é comum que algumas despesas pesem no orçamento da organização pelo simples fato de que os preços e opções disponíveis no mercado podem ser pesquisados com mais precisão.

Por isso, uma das primeiras etapas do planejamento é a identificação das despesas de viagens corporativas. Isso porque, ao descobrir as principais fontes de gastos, é possível realizar um controle mais eficiente, encontrar custos que podem ser reduzidos e até mesmo alertar a ocorrência de inversão de prioridades ou desperdícios (viagens de última hora, passagens mais caras por falta de pesquisa, reserva de hotel distante do ponto de destino etc.).

Principais despesas de viagens corporativas

Viagens de caráter profissional englobam, em geral, despesas semelhantes. As principais são:

  • transporte (passagens, check-in, check-out, traslados);
  • hospedagem;
  • alimentação;
  • segurança;
  • despesas extras.

Controlando essas despesas

Para gerenciar suas despesas de viagens corporativas com eficiência e organização, considere as seguintes práticas:

Economize tempo

É preciso planejar a viagem com a maior antecedência possível. Dessa forma, pode-se usufruir dos melhores preços de passagens e hospedagens e também garantir o conforto, já que essa prática evita que as opções se esgotem. Nesse contexto, o tempo deve ser seu aliado e, para realizar uma organização minuciosa, é importante contemplar os mínimos detalhes, evitando ser pego de surpresa com imprevistos que possam gerar gastos desnecessários.

Para isso, pense nas demandas da empresa e questione:

  • qual é a finalidade da viagem?
  • quem serão os viajantes?
  • com qual frequência ocorrem os deslocamentos?
  • quais recursos os colaboradores precisarão durante o período da viagem?
  • de que forma a tecnologia pode oferecer auxílio nessas ações?

Mais do que responder a essas perguntas é necessário informar e orientar cada funcionário da companhia a seguir sua política de viagens. O documento, basicamente, servirá como um guia de comportamento durante o período da viagem, auxiliando quais gastos são permitidos, para que a experiência seja produtiva, agradável e não gere desperdícios.

Desenvolva uma política de viagens corporativas

Política de viagens corporativas é uma espécie de documento de gestão que define todos os parâmetros a serem seguidos na realização de uma viagem de negócios. Nele, deve-se apresentar todos os mínimos detalhes envolvidos para que não ocorra nenhuma confusão ou ambiguidade.

Além de utilizar uma comunicação clara e objetiva, é preciso que a política também seja abrangente, para que se possa visualizar qualquer hipótese com antecedência e, assim, ter maior perspectiva das ações, assegurando um bom custo-benefício.

Para isso, é fundamental que ela fique facilmente disponível para os colaboradores, garantindo transparência perante todos os colaboradores e administradores da empresa.

Faça uma aplicação dos centros de custos

É imprescindível que a corporação tenha uma forma segura, precisa e automática de comprovar as despesas de viagens corporativas. Visto que notas fiscais, faturas e recibos não podem comprovar, de forma precisa, os gastos decorrentes das viagens, é importante poder contar com uma solução tecnológica para isso.

Afinal, na fatura do cartão de crédito podem estar incluídos custos não cobertos pela empresa, como bebidas alcoólicas em restaurantes. Dado esse contexto, aplicar o centro de custo pode ser a maneira ideal para reduzir e centralizar os gastos com viagens corporativas.

O centro de custo fornece informações que podem ser inseridas nos lançamentos financeiros, ajudando no gerenciamento das despesas e receita dos funcionários viajantes.

Estamos nos referindo a um software especializado capaz de analisar o gerenciamento das despesas da empresa com as viagens de seus colaboradores. Com base no histórico desses dados é possível, por exemplo, propor políticas mais vantajosas e estabelecer melhores parcerias para o negócio. No entanto, falaremos mais sobre isso no próximo tópico.

De forma resumida, o controle de centro de custos permite não apenas conhecer os gastos, mas o porquê de cada um, mensurando se são, de fato, necessários ou podem ser descartados.

Utilize o auxílio da tecnologia para gerenciar custos

Para finalizarmos a estratégia de gerenciamento de despesas de viagens corporativas, vale a pena considerar a importância do auxílio da tecnologia em todo o processo. Com a ajuda da tecnologia torna-se muito mais fácil, por exemplo, buscar preços mais baixos e ótimos descontos com passagens, transporte, hospedagem e até mesmo alimentação, o que permite uma boa folga no orçamento para imprevistos potenciais.

Ter uma perspectiva ampla de todos os custos abre margem para um planejamento mais eficiente e, é claro, um panorama mais claro de todo o processo e de como o dinheiro da empresa é gasto. Sendo assim, também coloca-se a política de viagens do negócio à prova, testando sua viabilidade e se está sendo seguida à risca.

Dessa forma, as viagens de última hora não serão tão onerosas e comprometedoras, já que a organização conta com estrutura para esse tipo de demanda. Com a automação e otimização dos processos, além de tornar a tomada de decisões mais ágil e assertiva, é possível melhorar as ações estratégicas e a preservar os resultados da empresa.

Como você pôde conferir neste conteúdo, um gerenciamento consistente de despesas de viagens corporativas, garante melhor desempenho e total controle dos gastos, principalmente quando se pode contar com uma solução tecnológica para auxiliar em cada etapa dos processos.

Agora que você já conhece as principais despesas de viagens corporativas e como gerenciá-las, aproveite para nos seguir no Facebook e acompanhar mais conteúdos exclusivos!

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