Voltar > Conheça as vantagens do uso do cartão virtual para viagens corporativas

Para uma empresa crescer e obter destaque em um mercado altamente competitivo, várias medidas são necessárias. Desde o investimento na melhoria contínua da qualidade dos produtos e serviços até a satisfação de seus colaboradores, as organizações direcionam progressivamente seu foco para ampliar um ativo cada vez mais escasso na rotina dos profissionais: tempo para se dedicar a ações estratégicas.

Como obter sucesso nesse objetivo? A resposta pode parecer óbvia: otimizar processos. No entanto, diante de um volume crescente e constante de informações, nem sempre ficam claros os métodos para se conseguir isso.

A boa notícia é que é possível expandir a procedimentos internos, como a gestão de viagens corporativas, a mesma preocupação que a empresa tem com tecnologia, inovação e segurança em relação ao seu core business.

Neste artigo, vamos mostrar como o uso do cartão virtual para viagens corporativas se torna uma ferramenta de destaque para superar esse desafio e contribuir para que sua empresa ganhe não só em agilidade e atualização às melhores práticas do mercado, mas também em governança, regulação e controle financeiro. Vamos lá?

O que é cartão virtual?

O cartão de crédito virtual é um meio de pagamento semelhante ao cartão de crédito físico. No entanto, temos no mercado os cartões virtuais com um número fixo, assim como os cartões virtuais que geram novos números a cada transação. 

Os dois tipos já são muito utilizados no Brasil, juntamente com os serviços de empresas especializadas na conciliação e no detalhamento dos pagamentos feitos por meio desses cartões. 

Vale ressaltar que os bancos e as bandeiras (por exemplo: Visa, MasterCard e American Express) estabelecem regras específicas para o uso do meio de pagamento nos estabelecimentos para que eles foram emitidos.

Dessa forma, cartões virtuais destinados às passagens aéreas serão aceitos somente para esse fim, assim como os cartões para pagamento de hotéis, locadoras e eventos também só poderão ser utilizados para cada finalidade específica. 

Já os limites e a anuidade são estabelecidos conforme o potencial da empresa. Alguns bancos, inclusive, não cobram a anuidade referente ao cartão virtual. 

Como é fácil deduzir, o cartão de crédito virtual não substitui o de plástico nas compras em lojas físicas. Mas esse meio de pagamento é aceito, hoje, em transações realizadas por um grande número de empresas no mundo, sendo muito eficiente para aquisição de bilhetes aéreos, pagamento de reservas e despesas extras em hotéis e gastos com locadoras de veículos, por exemplo. Ou seja: consumos típicos de viagens corporativas. 

Quais são as vantagens do cartão virtual para viagens corporativas?

O uso do cartão virtual para viagens corporativas é uma solução não só para o controle eficiente dos gastos, mas também de segurança, uma vez que esse meio de pagamento evita a necessidade de realizar transações em dinheiro. O próprio colaborador, além de carregar menos moeda em espécie, ganha também com a facilidade de monitoramento de seus gastos durante a viagem.

Mas como o gerenciamento das viagens corporativas é facilitado pelo emprego do cartão? Isso acontece porque o mercado brasileiro já oferece, hoje, serviços que permitem a conciliação e o detalhamento dos pagamentos realizados. A visualização dos gastos é facilitada pela emissão de relatórios e gráficos de forma ágil.

Esse relatório detalhado inclui categorias como nome do funcionário, matrícula, centro de custo, departamento e responsável pela aprovação daquela reserva. Além disso, possibilita ter a visão do que foi gasto em todos os dias em que o colaborador esteve hospedado.

Um exemplo prático: no dia 1, houve gasto com a diária e o serviço de lavanderia. No dia 2, a diária e um jantar servido no quarto. No dia 3, a diária e despesas telefônicas. E assim por diante.

Ou seja: ao contar com um serviço especializado e com essa forma de pagamento segura, o gestor de viagens corporativas e o setor financeiro das empresas que desejam ter total controle nos gastos feitos pelos seus colaboradores ganham tranquilidade.

Como ter acesso e como funciona o cartão de crédito virtual?

Praticamente todos os grandes bancos têm o cartão virtual em seu portfólio. A melhor forma de solicitá-lo é procurar o banco que já é do relacionamento da sua empresa, para consultar as condições de oferta do cartão virtual e as melhores opções para utilizar esse meio de pagamento nas viagens corporativas.

Contando com os sistemas e ferramentas existentes no mercado, a empresa poderá utilizar um único cartão virtual para as viagens corporativas de todos os funcionários.

Uma vez concluída a viagem, é possível ter acesso aos dados fornecidos pela instituição bancária e pelo sistema da agência de viagens corporativa. Uma empresa especializada poderá fornecer o relatório conciso, completo e conferido também com os comprovantes necessários em cada operação, a exemplo da Nota Fiscal emitida pelo hotel, por exemplo.

Além de descomplicar o gerenciamento das viagens, o novo meio de pagamento e os sistemas e serviços especializados na emissão de relatórios conseguem também liberar os gestores e suas equipes para ações mais estratégicas para o crescimento da empresa.

Afinal, o mercado exige, hoje, que as organizações contem com apoio de sistemas que integram dados e os convertem em informações úteis para a tomada de decisão e controle orçamentário.

Qual o futuro das viagens corporativas?

De acordo com a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), apenas no terceiro trimestre de 2017, o setor mobilizou R$3,01 bilhões no país. O montante inclui vendas de bilhetes aéreos, diárias de hotéis, locação de veículos e eventos e corresponde a um incremento de 10% em relação ao mesmo período de 2016.

A expectativa das empresas do setor para o futuro é de que o movimento positivo fortaleça-se ainda mais em 2018. Ao mesmo tempo, cada vez mais, as organizações sentem a necessidade de promover maior economicidade de seus recursos e de realizar um controle efetivo dos custos, sabendo para onde vai o seu dinheiro.

O uso do cartão virtual para viagens corporativas permite a concretização desses objetivos, uma vez que, por meio dele, é possível verificar com precisão o que foi gasto na viagem, otimizando o controle financeiro com segurança.

Esse controle, além de servir para identificar tendências de gastos pelos colaboradores e promover uma alocação mais eficiente de recursos empresariais, também evita o desperdício ou dúvidas quanto ao destino dos recursos financeiros nas viagens.

Que tal começar a utilizar essas vantagens e evitar os riscos da gestão manual de viagens corporativas, realizada em planilhas isoladas, pouco automatizadas e que tomam tempo de setores estratégicos?

Assim, você dará passos importantes em um caminho que vai conduzir a organização a uma nova etapa, pautada pela melhoria de processos internos.

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