Voltar > Como uma empresa especializada pode ajudá-lo no controle de pagamentos para eventos de sua empresa?

Dentro ou fora do Brasil, o fato é que a realização de eventos está em ascensão. O mercado tem percebido a eficiência dessa potente ferramenta de marketing, e isso tem ligação direta com o seu crescimento, conforme as empresas procuram alternativas para otimizar o ROI de ações pertinentes ao aumento dos negócios.

A previsão é de que essa realidade continue a aumentar exponencialmente no decorrer dos próximos anos. No entanto, a realização de um evento pode ser mais complexa, onerosa e burocrática do que podemos imaginar.

Afinal, são centenas ou até milhares de pessoas vindas de variadas localidades do país e que precisam ter necessidades básicas atendidas, como hospedagem, deslocamento e alimentação.

Por isso, neste artigo mostraremos a importância de contar com uma ferramenta especializada para realizar o controle de pagamentos de eventos em sua companhia e como ela pode facilitar os processos e as transações financeiras. Continue a leitura do conteúdo para conferir!

Como funciona o controle de pagamentos de eventos por uma empresa especializada?

No modelo de mercado atual, os eventos ainda têm importante papel no faturamento corporativo. Para se ter uma ideia, existem empresas que realizam até centenas de eventos de grande porte por ano por causa da rentabilidade dessa estratégia, tanto financeira como publicitária.

Como funciona na prática?

O empreendimento contratante faz a indicação de seus requisitos, então a empresa especializada inicia um processo para acompanhar e cuidar de toda a logística financeira do projeto e da produção do evento em si. 

Isso envolve as questões de hospedagem e hotelaria (uma das etapas mais complexas), além de transporte aéreo e terrestre para centenas de participantes vindos dos mais variados pontos do país.

Por que terceirizar o planejamento do evento?

Antes de mais nada, precisamos contextualizar o motivo de se terceirizar a realização de um evento, já que todo o processo logístico pode demandar o trabalho em tempo integral de uma equipe de profissionais especializados, incluindo aspectos como:

  • deslocamento de palestrantes;
  • buffet e/ou coffee break (há a possibilidade de o hotel não fornecer esse tipo de serviço);
  • jantares;
  • transporte com vans (especificamente, quando é necessário o deslocamento entre vários hotéis para acomodar os participantes do evento).

Tudo isso, que é realizado dentro do escopo de um evento, pode ser altamente trabalhoso, exigindo muito tempo e dedicação dos envolvidos. Não é coincidência que, atualmente, cuidar da realização de eventos é um dos nichos mais procurados do mercado.

Como o processo logístico é definido e os pagamentos são realizados?

A empresa realizadora do evento decide os critérios que serão aplicados e se será necessário envolver uma ou mais agências no processo. O fato é que essa empresa será responsável por toda a cotação. Ou seja, fará o controle de pagamentos de eventos, apresentando propostas adequadas ao perfil de seu cliente para que ele escolha a melhor, é claro.

Assim que o evento for realizado, todos os custos de serviços de hospedagem, hotelaria, deslocamento, alimentação, iluminação, entre outros, serão integrados em um único sistema, que será cobrado pela empresa realizadora.

Em outras palavras, o cliente recebe um serviço completo de consultoria, sem precisar se preocupar ativamente com a realização do evento, e usufrui de facilidades até mesmo na hora de pagar por todos os serviços prestados.

E se os pagamentos não fossem realizados por meio de uma empresa especializada?

Todo o complexo serviço que descrevemos nos tópicos anteriores teria que ser feito por um colaborador do financeiro da empresa, o que exigiria verificar, de forma detalhada, cada transação realizada e a análise de despesas (deslocamento, hospedagem, alimentação etc.).

Isso sem mencionar o fato de que, caso a empresa realize os pagamentos com mais de um cartão de crédito, o trabalho é duplicado ou até mesmo triplicado.

O que queremos dizer é que uma das grandes vantagens desse tipo de serviço é a unificação dos meios de pagamento em um único cartão virtual (ou físico) corporativo e, é claro, poder contar com a assessoria e o suporte de uma empresa especializada em detalhação de pagamentos por esse meio.

Quais são as vantagens de utilizar uma solução de controle de pagamentos de eventos?

A solução, por si só, já carrega uma série de recursos de acompanhamento minucioso de despesas, além do tratamento dos documentos relacionados às transações financeiras de seus clientes.

Isso significa que, no papel de cliente de uma facilitadora de pagamentos de eventos, você não precisa se preocupar com as questões burocráticas relacionadas ao departamento financeiro. 

A empresa especializada fará todo o trabalho de contatar, por exemplo, os hotéis envolvidos e solicitar as notas fiscais e comprovantes de cada transação realizada para aquele evento, além do seu histórico.

Basicamente, você terá acesso, de forma precisa, a todos os dados pertinentes à realização do evento, como:

  • quantidade de pessoas que realmente se hospedaram nos hotéis;
  • quantos quartos foram ocupados;
  • nome de cada ocupante;
  • quantos usaram o traslado.

Você terá acesso a um nível minucioso de detalhamento por meio dos relatórios que receberá da empresa especializada. Saberá até mesmo se algum convidado foi embora mais cedo, durante o evento, e o motivo disso, por exemplo.

Qual é o impacto desse tipo de serviço no mercado moderno?

A virtualização dos meios de pagamentos é uma realidade que está cada dia mais próxima das empresas dos mais variados segmentos de atuação. O fato é apenas uma questão de tempo até que esse tipo de sistema seja globalizado.

Empresas que realizam o controle de pagamentos de eventos podem ser consideradas como prestadoras de serviços de utilidades básicas para as companhias modernas.

Enquanto o gestor empresarial se dedica a aspectos mais relevantes de seu negócio — como o treinamento de colaboradores, o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, ações e estratégias de marketing para alavancar os seus resultados, entre outros —, a empresa especializada cuida de uma das tarefas mais complexas da gestão, como o controle de pagamentos de eventos.

Quer saber mais sobre como uma empresa especializada pode ajudar no controle de pagamentos para eventos? Então, entre em contato com o Grupo TX para que possamos ajudar!

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