Voltar > Como tornar o processo de conciliação contábil mais eficiente?

Entre as inúmeras funções de um gerente financeiro, sem dúvidas realizar o balanço entre as entradas e saídas de capital da empresa está entre as mais importantes. Sendo assim, entender o que é conciliação contábil e como organizar o processo é uma grande responsabilidade. Afinal, diversas organizações fecham as portas justamente por falta de habilidade ou experiência no que se diz respeito ao controle financeiro da empresa.

Apesar de muitos consultores e especialistas falarem sobre a relevância do fluxo de caixa no gerenciamento das finanças, a realidade é que poucos têm uma dimensão real sobre o assunto.

Quer entender mais? Então, continue a leitura do artigo para conferir!

O que é conciliação contábil?

É a prática de conferir todos os valores creditados ou debitados nos registros de contabilidade de uma empresa, confrontando-os de acordo com seus respectivos documentos de origem (seja de caráter interno ou externo referente à gestão).

Em palavras simplificadas, a conciliação contábil é o ato de conferir mensal, semestral ou anualmente as contas da organização. Cada conta do balanço deve ser verificada e ter sua composição de valor validada em um sistema.

Por composição de valor/saldo, entendemos como um controle interno em que o profissional responsável pela contabilidade sabe com precisão o que contém em cada conta contábil.

Para realizar o processo de encerramento da movimentação contábil anual é imprescindível que todos os saldos das contas da empresa correspondam exatamente aos saldos reais existentes na data de fechamento.

A conciliação contábil é fundamental para a manutenção da escrituração fiscal, assim como a exatidão dos saldos da empresa, visando gerar dados que otimizam a tomada de decisões.

Por isso, é necessário que o processo seja realizado com extrema precisão e segurança nas informações, já que o menor equívoco pode resultar em uma catástrofe financeira para a organização.

Quais são os tipos de conciliação contábil?

Conciliação bancária

Consiste na conferência de registros contábeis de crédito e débito em razão dos lançamentos realizados pela instituição bancária, por meio de documentos como extratos bancários ou similares. O objetivo é evitar divergências entre o saldo que consta na conta da empresa e os valores que constam em seu controle financeiro.

Para isso, é preciso considerar as diferentes modalidades de recebimento, como cheques, boletos e cartões de crédito, por exemplo, já que ocorrerá um intervalo de tempo entre a data de emissão no sistema e efetivação do pagamento na conta corrente da empresa.

As divergências analisadas devem constar em um relatório que, por sua vez, serão corrigidas na conciliação contábil.

Conciliação de clientes e fornecedores

É o confronto dos valores provisionados e liquidados por meio do sistema de contas a pagar e a receber e os registros contábeis do estabelecimento.

No contexto de uma conciliação contábil, o processo consiste em confrontar as contas a receber e a razão dos clientes, contemplando a conferência de relatórios emitidos pelo controle financeiro da empresa (em que os documentos foram lançados de acordo com o faturamento e recebimento).

A conciliação contábil versus a razão dos fornecedores tem um funcionamento semelhante, pois trata-se de lançar os pagamentos no sistema de gestão financeira e compará-los de mediante as razões e seus lançamentos, para as contas dos fornecedores.

Muitas organizações fazem esse tipo conciliação apenas confrontando os saldos e a composição das posições em aberto (contas a pagar e a receber).

Qual é a importância de fazer conciliação contábil para a empresa?

Assim como é o caso de ferramentas como controle do fluxo de caixa, a conciliação contábil deve ser utilizada como um meio para detalhar as entradas e saídas de capital da empresa, correto?

Dito isso, nas companhias em que há uma grande movimentação de cheques, por exemplo, a conciliação contábil permite que seja feito o acompanhamento dos que já foram descontados e dos cheques que serão compensados posteriormente.

Além disso, a medida também tem um papel importante em empresas que recebem por meio de cartões de crédito, já que é preciso cruzar os dados dos relatórios de recebimento disponibilizados pelas instituições financeiras e o que de fato integrou a movimentação bancária em um determinado período.

Por fim, vale ressaltar que um dos aspectos de maior relevância dessa ferramenta é que ela permite a conciliação de valores de clientes e de pagamentos concretizados, pois em muitas organizações o processo é quase integralmente realizado pelos bancos. Isso gera o aumento na demanda de números a serem conferidos.

Quais são as melhores práticas para fazer uma conciliação contábil eficiente?

Precisão nos detalhes

A revisão individual das contas deve ser realizada de forma minuciosa. Para isso, é necessário ter um planejamento estratégico consistente. Por exemplo, contas de caixa, na maioria dos casos, necessitam da razão geral e de um extrato bancário para que a conciliação seja feita.

Para realizar uma conciliação contábil altamente precisa, considere:

  • certificar-se de que os balanços mais corretos e atuais estão sendo conciliados;
  • certificar-se de que sua conciliação contábil suporta o balanço e não se trata somente de uma repetição da razão geral;
  • ficar atento às contas que têm saldo incomum, assim como uma provisão de saldo devedor ou uma conta a receber com um saldo de crédito.

Automatização com uso de softwares

Hoje em dia existem inúmeras soluções tecnológicas para automatizar os processos pertinentes à gestão financeira e contábil da empresa. Investir em um sistema de gerenciamento das finanças, digitalizando todo o processo, pode ser a melhor estratégia para otimizar as rotinas operacionais do departamento de contabilidade.

Contratação de empresas para realizar os processos mensalmente

Para concluir, é importante citar uma das práticas mais assertivas para tornar o processo de conciliação contábil eficiente e seguro: a contratação de empresas especializadas em questões contábeis.

Por meio de uma visão mais ampla e detalhada do negócio, os profissionais desse setor podem implementar mudanças altamente positivas na rotina operacional, aproveitando melhor os recursos da empresa e gerando mais rentabilidade ao negócio.

A conciliação contábil é uma ferramenta bastante complexa e que exige muita responsabilidade dos gestores financeiros das empresas. Contar com profissionais especializados e soluções tecnológicas pode ser uma das melhores formas de aumentar a eficiência e a segurança dos processos.

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