Voltar > Como reduzir os custos com aumento das operações na empresa?

O crescimento de um negócio e o seu sucesso em longo prazo está diretamente ligado a uma boa gestão de custos. É um grande desafio realizá-lo, principalmente quando as operações da empresa estão aumentando.

Contudo, com um planejamento adequado é possível não só reduzir os gastos, como também oferecer produtos e serviços de qualidade com preços competitivos, e ainda se destacar no mercado diante da concorrência.

A redução de custos de operações é uma tarefa que exige muita disciplina. Se você quer fazer isso de maneira estratégica e eficiente, confira as dicas que separamos!

Mapeie todos os processos

Para não correr o risco de cortar despesas importantes para o crescimento das operações, o primeiro passo é mapear todos os processos. Essa atividade é um tanto complexa, porém, valerá muito a pena na medida em que forem encontrados, por exemplo, desperdícios na produção, contas desnecessárias, recursos mal empregados e, sobretudo, oportunidades de melhoria.

Um bom mapeamento permitirá ainda o foco e o direcionamento para encontrar os pequenos dispêndios e medir a eficiência operacional da empresa nas diversas áreas.

Elabore um planejamento

Depois de realizar todo o mapeamento é hora de planejar. Um planejamento eficaz é indispensável para elaborar boas estratégias de eliminação de gastos de maneira simples, sem a necessidade de mudanças drásticas.

Um planejamento estratégico tem as metas, objetivos e prazos bastante claros para todos os envolvidos. A contribuição de todos é essencial para que e as metas sejam alcançadas e a redução de custos de operações seja um sucesso.

A seguir, você verá algumas dicas práticas que serão apresentadas em quatro grandes grupos, objetivando facilitar sua visão e compreensão. São eles:

  • Política e Gestão;
  • Recursos Humanos;
  • Infraestrutura;
  • Prestadores de Serviços e Fornecedores.

Política e Gestão

Estabeleça processos e rotinas

Processos e rotinas bem definidos para as principais atividades da companhia tornam as equipes mais produtivas, consequentemente, aumenta a qualidade do trabalho e diminui as chances de erros e retrabalhos.

Controle os estoques

Centralize o departamento de compras, assim a companhia poderá ganhar descontos nas compras com maior volume e evitar compras fracionadas e repetidas ao longo do mês. Integre a gestão do estoque aos demais processos e evite problemas com produtos de baixa rotatividade, como a falta de produtos com grande demanda no mercado.

Reuniões online

Substitua as reuniões presenciais, para as quais haveria a necessidade de deslocamento, por reuniões online, por meio do Skype, por exemplo. Assim, você economiza os desembolsos com transporte e muito tempo, que também significa dinheiro.

Reutilize papéis

Oriente seus funcionários a reutilizar os papéis que já foram impressos de um lado como rascunho e a imprimir em papel novo apenas relatórios importantes. Nem tudo precisa ser impresso e processos administrativos podem ser digitalizados.

Acabe com copinhos descartáveis

Eles representam uma parcela considerável dos gastos com compras de materiais de uso e consumo. Adote a política de consciência ambiental e troque por canecas personalizadas com a marca da organização.

Recursos Humanos

Otimize as jornadas de trabalho

Quando a jornada de trabalho é bem aproveitada, o colaborador passa menos tempo na companhia e ganha qualidade de vida. A empresa, por sua vez, economiza com hora extra e energia elétrica. Conscientize os colaboradores a não acessar as redes sociais durante o trabalho, a utilizar o celular com moderação e reduzir as pausas para o café e cigarro.

Calcule as demissões

Antes de demitir qualquer empregado, avalie a quantia que será gasta com a rescisão de contrato. Considere também os desembolsos com a contratação e treinamento de novos funcionários. Se a ideia for trocar colaboradores antigos por mais jovens, leve em conta o tempo que os novos levarão para chegar ao nível de conhecimento daqueles dispensados.

Considere a terceirização

A terceirização pode ser uma forma de economizar com pessoal. Profissionais solicitados esporadicamente para funções específicas podem ser retirados do quadro fixo e contratados somente quando necessários.

Capacite os colaboradores

Invista em capacitação, treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, pois eles serão capazes de pensar maneiras mais eficientes e customizadas de desenvolver seus processos de trabalho, dando ideias para a redução das despesas e para tornar o negócio mais produtivo.

Infraestrutura

Corte pequenos gastos

Alguns produtos, isolados, não representam um custo muito grande, porém, quando somados podem pesar significativamente nas finanças da organização. Faça mudanças como, por exemplo, trocar a cafeteira sofisticada pelo tradicional sistema de coador.

Otimize o consumo de energia

Organize as atividades de maior consumo para serem realizadas fora do horário de pico em que as tarifas são maiores e procure aproveitar ao máximo a luz solar. Instale sensores de presença para acionamento da iluminação e mantenha as lâmpadas dos ambientes vazios apagadas. Use o ar-condicionado na temperatura de 23 graus e não deixe os equipamentos em stand by.

Reduza perdas na produção

Busque minimizar as perdas do processo produtivo. Invista em máquinas mais modernas, pois quando estão defasadas geram desembolsos com manutenção e com horas extras, além disso, conscientize e qualifique os profissionais da linha de produção. Dessa forma, você evitará a alta rotatividade dos funcionários que acabam resultando na diminuição de qualidade de produtos de maior valor agregado.

Reavalie a sua estrutura física

Se a empresa paga aluguel e tem espaço físico ocioso, significa que está pagando um valor maior do que de fato precisaria. Nesse caso, considere mudar para um espaço menor e mais em conta.

Finanças

Verifique o regime tributário

Verifique com um contador qual o melhor enquadramento tributário para a sua empresa, pois dependendo do regime — Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional — é possível diminuir a quantia desembolsada com impostos.

Analise o fluxo de caixa

Ao analisar as receitas, as despesas e os processos financeiros você poderá enxergar com mais clareza onde estão os maiores desembolsos. A partir desse diagnóstico, você poderá apurar os motivos que estão elevando esses custos e decidir quais os cortes necessários.

Renegocie dívidas

Caso a empresa esteja endividada no cartão de crédito ou no cheque especial, busque trocar essa dívida cara por um empréstimo mais barato. Aproveite e os elimine para não correr o risco de se endividar novamente. Se você não tiver esses recursos, certamente, encontrará outros meios.

Pró-labore dos sócios

Tome muito cuidado com o pró-labore, principalmente quando o empreendedor acaba misturando suas contas pessoais com as da empresa. Resolva isso urgentemente! E caso você, empreendedor, retire um valor fixo mensal, analise se ele não está alto demais em relação ao faturamento.

Tenha uma reserva de seis meses de despesas fixas

Esse dinheiro deve ser aplicado em algum CDB (Certificado de Depósito Bancário) com liquidez diária, possibilitando o resgate a qualquer momento. Essa reserva serve para garantir que você não precise contratar empréstimos ou entrar no cheque especial em caso de imprevistos.

Prestadores de Serviços e Fornecedores

Negocie planos de telefone fixo, celular e internet

Verifique a quantidade de ligações locais ou interurbanas realizadas pela sua empresa e se são para telefones fixos ou celulares. A partir daí, negocie com a operadora um pacote mais compatível com o perfil da organização. Analise também o pacote de internet, a concorrência é sempre grande possibilitando conseguir melhores condições.

Faça no mínimo três orçamentos por compra

Para toda compra faça no mínimo três orçamentos, principalmente se for para contratação de serviços. Por ser algo intangível, não existe um padrão entre os preços cobrados pelos prestadores de serviços.

Diversifique fornecedores

Manter apenas um fornecedor pode acarretar em preços mais altos e risco de faltar produto no estoque. Busque constantemente por outros produtores no mercado e avalie novas mercadorias a um custo menor, que possam substituir as que você já vende.

Renegocie reajustes anuais

É comum haver reajustes anuais em alguns fornecedores e serviços, mas isso não significa que você não deva negociar ou até mesmo buscar novos orçamentos.

Por fim, após monitorar todas as iniciativas tomadas, certifique-se de que pode quantificar o impacto de cada uma em suas despesas e apresente a todos os envolvidos os bons resultados.

Existem várias formas de redução de custos de operações, cabe a você analisar quais se adaptam melhor ao seu negócio e trabalhar em cima delas para, assim, ganhar em eficiência, produtividade e competitividade!

Gostou das nossas dicas? Você já realiza algumas dessas medidas de redução de custos na sua empresa? Fique por dentro de mais dicas como essas curtindo nossa página no Facebook e acompanhe mais publicações em breve!

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