Voltar > Como o controle de dados de compra pode reduzir as despesas em viagens corporativas?

Quando o assunto envolve o controle de dados de compra em viagens corporativas, os gestores financeiros enfrentam todos os meses diversos desafios  o que os leva a lidar com aspectos distintos do cumprimento das funções de seu cargo.

Questões como os constantes aumentos na inflação, baixo crescimento do PIB e até mesmo as variadas formas de pagamento que os funcionários têm à sua escolha em viagens de negócios são apenas algumas das dificuldades que rondam a questão.

Por isso, neste conteúdo mostraremos tudo o que você precisa saber sobre como o controle de dados de compra pode não apenas reduzir as despesas em viagens corporativas como também facilitar o trabalho dos gestores. Confira!

Quais são os principais desafios no controle de despesas em viagens corporativas?

Recessão econômica

Nos últimos anos, a crise econômica se agravou, principalmente em países da América do Sul como o Brasil e a Argentina. As consequências desse panorama influenciam diretamente nas viagens realizadas pelos colaboradores de uma empresa, reduzindo a quantidade e a frequência com que elas ocorrem.

Em um cenário tão complexo, é comum que as organizações enxuguem investimentos e diminuam custos. Quando a rentabilidade do negócio sofre impactos negativos, as viagens corporativas costumam ser um dos primeiros elementos a sofrer cortes.

Inflação anual

Certamente, os ajustes anuais decorrentes da inflação são uma das métricas mais preocupantes para os gestores financeiros de viagens corporativas. Afinal, elas estão inseridas nas políticas de precificação de serviços e estas exercem influência direta em transações comerciais.

Isso significa, basicamente, que os preços de passagens, hospedagens em hotéis e de outras despesas comuns em viagens de negócios podem aumentar de forma repentina, pesando no orçamento e comprometendo a rentabilidade da empresa.

Além dos fatores citados, questões como a queda no índice de crescimento e o baixo desenvolvimento do PIB também são consideradas algumas das maiores dificuldades enfrentadas pelo segmento.

Quais são as diferentes formas de pagamento utilizadas em viagens corporativas?

Em viagens de negócios, existem três categorias de gastos diferentes:

  • transporte (táxi, aplicativos como Uber, 99 etc);
  • hospedagem;
  • alimentação.

O gestor financeiro precisa realizar a prestação de contas desses gastos. No entanto, o fato de cada categoria de gasto ser paga com diferentes meios de pagamento dificulta essa tarefa.

Se, por exemplo, o pagamento do transporte aéreo é lançado por um canal, o pagamento do hotel é lançado por outro canal diferente e se as três categorias de despesas forem pagas com cartão de crédito, a situação se torna ainda mais complexa.

Dentre as variadas formas de pagamento usadas em viagens corporativas, podemos citar:

  • cartões virtuais: são números de cartão colocados em sistemas de reserva para que as companhias aéreas, por exemplo, os aceitem sem a necessidade da presença física do titular;
  • cartões corporativos: são cartões de crédito destinados a pagar todas as despesas referentes à viagem (transporte, hospedagem e alimentação).

Assim, cada relatório de despesas vem de um lugar diferente, dificultando bastante o controle de dados de compra. Portanto, é imprescindível que esses dados sejam enriquecidos para que o gestor tenha acesso a informações precisas.

Dado o contexto, encontrar uma ferramenta eficiente para solucionar essa questão é uma ótima estratégia para minimizar as dificuldades de gerenciamento de gastos.  

Quais ferramentas são utilizadas no enriquecimento de informações sobre os custos de viagens?

TX DATA

A ferramenta TX DATA é composta por uma série de serviços específicos que incluem conciliação nos dados de pagamentos de hospedagens, passagens aéreas, alimentação, locação de veículos e até mesmo em eventos:

Dentre os serviços, podemos citar:

  • TX DOC — como foi dito, é comum que diversos fornecedores sejam utilizados em uma única viagem corporativa, o que torna o controle de dados de compra um desafio. Assim, o TX DOC torna a gestão mais simples e eficiente, já que consolida e valida cada informação sobre a viagem;
  • TEX (Travel Expenses) — consiste em um software que auxilia a empresa no controle de despesas em viagens de negócios. O programa melhora o controle dos custos de maneira ágil e segura, tornando o processo de prestação de contas muito mais fácil;
  • MATCH — altamente eficaz na conciliação e enriquecimento dos dados financeiros de emissores de cartões virtuais ou físicos, com informações de passagens aéreas de viagens corporativas.

BPO TX

A ferramenta BPO TX integra diversas soluções que facilitam o controle de dados de compra em viagens empresariais, como:

  • faturamento aéreo — realiza uma conferência diária do Back Office e o armazenamento de passagens aéreas, organizando o faturamento dentro do prazo definido;
  • faturamento terrestre — recebe e organiza as faturas dos fornecedores. Além de conferir os dados e fazer a preparação da documentação para pagamentos;
  • controle de reembolso — controla reembolsos solicitados juntamente às companhias aéreas;
  • recuperação de comissão: a solução perfeita para a cobrança de recuperações de comissão juntamente aos fornecedores.

TX MANAGER

Por fim, vale mencionar a ferramenta de gerenciamento de viagens e fretes, TX MANAGER. Dentre seus serviços, podemos citar:

  • TX Viagens — ideal para pequenas e médias empresas, esse serviço faz o mapeamento de despesas, permitindo mais assertividade durante as negociações com os principais fornecedores. Além de implementar os variados meios de pagamento e integrar o controle de prestações de contas, sempre em busca de informações mais precisas;
  • TX Frete (Controle e Informação) — ajuda a reduzir custos e a melhorar a performance da gestão de despesas de viagens corporativas de empresas que lidam com diversas transportadoras.

Como uma solução de pagamento pode ajudar a otimizar o controle de dados de compra?

Como você conferiu até aqui, sem o controle dos dados de compra centralizados, a tarefa de gerenciá-los se torna praticamente inviável, correto?

Por isso, uma solução de pagamento pode otimizar esse controle da seguinte forma: pense no caso de um empreendedor que tem um centro de custo de R$ 1 mil (seu centro de custo de vendas). Então ele gasta com passagens aéreas, hospedagem e transporte e, ao verificar quanto gastou no mês, percebe que sua despesa foi de R$ 10 mil.

Com as informações reunidas em uma única base de dados, é possível identificar qualquer valor fora da verba e perceber com agilidade se há algo fora do controle.

Para concluirmos, é importante mencionar um detalhe: quando o controle de dados de compra se encontra em um único ponto, é completamente possível reduzir as despesas em viagens corporativas por meio de otimizações na gestão das informações e na centralização de custos.

Você ainda tem alguma dúvida sobre como reduzir despesas de viagens empresariais? Quer saber como podemos ajudar? Então entre em contato conosco para entender mais!