Voltar > Como lidar com aumento de demanda de processos?

Em determinadas épocas do ano, o aumento da demanda pode sobrecarregar uma empresa e afetar diretamente os profissionais e determinados setores. É sabido que lidar com um grande número de atividades ao mesmo tempo pode interferir diretamente na qualidade do trabalho realizado, além de causar uma sensação de esgotamento, influenciando negativamente na saúde emocional e física do colaborador.

Contudo, na maioria dos casos, o profissional terá que lidar com esses processos para que seja possível realizar o seu trabalho, especialmente se a sua função for vital para a empresa, como é o caso dos gerentes financeiros e os tomadores de decisões, por exemplo.

Neste texto reunimos algumas dicas importantes para poder planejar a produção durante um período de aumento da demanda. Confira!

7 estratégias para driblar o aumento de demanda

Quando uma empresa ou determinado setor recebe um aumento de demanda repentino, é necessário gerenciar esses processos para que a organização não sofra as consequências do “overwork”.

O excesso de quantidade pode influenciar na qualidade dos serviços prestados, pois a performance dos funcionários responsáveis diminui por conta da grande quantidade de tarefas.

Num pior cenário, esse aumento pode influenciar em perda de mercado, já que a sua equipe ficará sobrecarregada e a a variação na qualidade dos produtos e serviços será sentida pelos clientes da empresa.

O intuito das estratégias a seguir é oferecer o apoio necessário para que o profissional possa lidar com esse cenário sem perder a qualidade do trabalho e sem que suas atividades representem em um risco para a sua saúde física e mental.

1. Separe as tarefas difíceis das impossíveis

A primeira atitude que deve ser tomada é separar as tarefas que são difíceis, mas que são possíveis de serem realizadas, das demandas impossíveis. Uma demanda impossível é aquela que exigirá mais tempo e recursos que você possui para atendê-la. Ter que ultrapassar seus limites certamente fará com que a qualidade do seu trabalho seja afetada.

Por isso, será necessário analisar a demanda e especificar quais tarefas poderão ser realizadas e quais deverão ser delegadas para outras pessoas.

2. Seja honesto

Muitas vezes nos deparamos com um prazo exagerado e, à medida que a deadline vai se aproximando, o desespero do profissional aumenta, pois, ao perceber que não terá como realizar uma atividade, ele pode ficar com receio de decepcionar aqueles que estavam esperando o trabalho entregue.

Por isso é muito importante manter o diálogo aberto e ser honesto. Caso perceba que não será possível atender à demanda, fale abertamente. É melhor prometer menos e entregar mais do que deixar de cumprir uma atividade.

3. Tenha uma produção nivelada

A produção nivelada é uma estratégia que faz parte de um sistema produtivo enxuto e seu objetivo principal é distribuir, de forma uniforme, demandas excessivas. Isso faz com que os profissionais consigam realizar os processos sem se sentirem sobrecarregados, sendo capazes de atender ao crescimento de processos sem perder a qualidade de suas atividades.

Essa estratégia é composta por duas etapas:

  1. planejamento de médio prazo da produção relacionado à adaptação mensal da produção de acordo com o volume de demanda apresentado;
  2. adaptação da produção diária em relação às variações da demanda.

Para que essa estratégia possa ser aplicada corretamente, será necessário fazer uma análise do número médio de processos realizados mensalmente para que se possa otimizá-los à medida que a demanda for aumentando.

4. Elimine atividades desnecessárias

Se você tem permissão, elimine as atividades desnecessárias de sua rotina de trabalho. Por exemplo: se a sua função exige que você mande um e-mail para cada supervisor para informar que recebeu os balanços semanais, essa tarefa pode ser eliminada dando espaço (e tempo) para focar em algo com maior prioridade.

A ideia é realizar uma análise e ver quais são as atividades que podem ser descartadas durante o seu workflow. Depois da identificação, a dica é abrir um diálogo e explicar quais processos podem ser descartados em troca de mais tempo para priorizar atividades mais importantes.

5. Otimize os meios de produção

Para aumentar a capacidade produtiva da empresa, é necessário otimizar os meios de produção no baixo período para melhor atender aos períodos de crescimento de demanda. As mudanças podem ser desde o layout do escritório até a antecipação dos recursos necessários para realizar os trabalhos sem perder a qualidade.

O profissional tem a possibilidade de listar uma série de elementos que, se otimizados, podem contribuir para manter um fluxo de trabalho que seja capaz de lidar com o aumento de processos durantes os momentos de pico.

6. Abra exceções

Por mais que ultrapassar os seus limites seja algo extremamente desgastante, algumas vezes é preciso abrir exceções — como ficar mais tempo no trabalho se esforçando para entregar as tarefas dentro do prazo, mesmo não sendo a situação indicada —, pois é praticamente impossível lidar com as demandas excessivas.

O mais importante é que essas situações não sejam corriqueiras dentro da organização e que os casos de exceção não se tornem a regra. O aumento de demanda de atividades, se não for bem administrado, pode colocar em perigo toda a empresa.

7. Invista em contratações temporárias

A contratação de mão de obra terceirizada pode ser uma estratégia muito útil no momento de aumento de demanda. Além de contribuir para a organização e para a gestão das atividades, contar com uma empresa especializada ainda poderá otimizar os processos de sua empresa.

Dessa forma, a sua empresa vai poder lidar com o aumento da demanda de forma mais flexível, podendo nivelar a delegação de tarefas, aliviando a pressão sobre os profissionais responsáveis por atender essas necessidades.

Saber administrar o aumento de demandas e os pedidos excessivos de processos será essencial para gerenciar o seu fluxo de trabalho.

Na maioria das vezes, não é possível deixar de fazer um trabalho excessivo, por isso é muito importante encontrar as melhores maneiras e estratégias para entregar tudo dentro do prazo, sem perder a qualidade esperada e sem causar prejuízos para os profissionais e para a empresa.

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