Voltar > Como implementar a terceirização do faturamento de uma empresa?

A nova lei 13.429/2017 reacendeu as discussões sobre as vantagens da terceirização. Um dos setores que mais têm sido beneficiados por esses serviços é o faturamento de uma empresa.

Essas tarefas contábeis são altamente críticas, uma vez que exigem o domínio pleno de conhecimentos técnicos em um cenário tributário de constantes mudanças em nosso país. Por isso, a terceirização se tornou a saída para muitas empresas reduzirem os custos e garantirem a exatidão dos seus processos contábeis.

Se essa ainda não é uma realidade na sua organização, entenda agora como implementar a terceirização do faturamento no seu negócio!

O que é terceirização do faturamento?

Antes de compreender bem como ocorre a implementação, é necessário esclarecer o que exatamente é o setor de faturamento de uma empresa. Trata-se de um dos departamentos mais importantes. Suas principais atividades estão relacionadas à gestão de processos financeiros e contábeis, como:

  • emitir e conferir notas fiscais;
  • gerenciar contas a pagar e a receber;
  • atender clientes e fornecedores;
  • organizar o registro de clientes.

No entanto, muitas empresas sentem o peso de manter esse departamento internamente, o que significaria a construção de uma infraestrutura adequada e contratação de mão de obra capacitada.

De fato, a questão do quadro de colaboradores é muito importante, já que muitas organizações têm perdido a oportunidade de atrair novos usuários exatamente devido à dificuldade de encontrar profissionais realmente qualificados.

Além disso, a complexidade e o excesso de tarefas burocráticas e as constantes mudanças nas regras são desafios adicionais enfrentados pelas companhias.

Por esse motivo, muitas empresas decidem terceirizar os serviços de faturamento, repassando para outra companhia a responsabilidade de realizar essas tarefas que não são a sua atividade principal.

Ao implementar a terceirização, a empresa conquista diversas vantagens, como:
  • você deixa de se preocupar com o absenteísmo;
  • profissionais especializados;
  • estabelecimento de um SLA abrangendo os principais processos;
  • ganhos de flexibilidade.

Mas como funciona essa implementação? É o que veremos a seguir!

Quais são as etapas da implementação?

Diagnóstico e levantamento de dados

Para realizar a implementação da terceirização de faturamento de uma empresa — o que inclui as tarefas relacionadas à gestão e suas rotinas financeiras —, é preciso primeiramente realizar um diagnóstico dos seus processos atuais.

Para isso, a organização repassará à prestadora de serviços um levantamento dos seus processos desenhados pelos profissionais que conhecem bem o dia a dia do trabalho da empresa.

Além disso, é importante que, antes de implementar a terceirização, a organização detalhe seus custos, como aqueles relacionados à infraestrutura, à mão de obra e ao aluguel, e defina o que ela espera da terceirização.

A partir daí, a futura contratada deverá documentar dados, números e informações mensais e anuais sobre o negócio da contratante. Esse levantamento e análise servirá de base para avaliar o quanto a empresa conseguirá reduzir custos ou até mesmo aumentar e qualificar seus processos por meio da terceirização.

Esse diagnóstico inicial também vai contribuir para a segurança das operações que passarão a estar nas mãos da empresa terceirizada.

Dessa forma, ambas as empresas conseguirão ver claramente seus números atuais e projeções desejadas a fim de criar um plano de terceirização que contribua efetivamente para a otimização e crescimento do setor.

Proposta comercial

Com base nessas informações, a prestadora de serviços apresenta à empresa uma proposta comercial, contendo todos os detalhes sobre os processos terceirizados e honorários relacionados.

Depois da realização do diagnóstico, do planejamento e da oferta da proposta comercial, a implementação da terceirização dura em média um mês e meio.

Entre os principais processos de faturamento que poderão ser terceirizados, estão:

  • ampliação e/ou aprimoramento do processo de contas a pagar;
  • implementação de processos de controle e documentação nas despesas com colaboradores;
  • gerenciamento de contas a receber (faturamento e emissão de boletos);
  • lançamento de notas fiscais no ERP;
  • relatórios customizáveis, de acordo com a demanda da empresa.
  • reembolso de passagens aéreas de viagens corporativas;
  • cobrança de comissão (de ​provedores de hotelaria e companhias aéreas).

Que cuidados tomar na terceirização do faturamento de uma empresa?

No geral, as empresas buscam a terceirização visando a redução de custos. No entanto, esse não deve ser o ponto focal, pois a economia será um reflexo natural da melhoria da qualidade na realização das tarefas e da exatidão dos dados corporativos.

Por isso, é importante evitar buscar prestadores de serviço baseando-se apenas nos preços ofertados. Então, fique atento aos seguintes aspectos:

Idoneidade e capacidade técnica

Prime pela idoneidade da empresa terceirizada e seu potencial de suprir as necessidades do seu negócio.

Uma prestadora de serviços com uma estrutura ineficiente e profissionais inexperientes e desatualizados, por exemplo, pode expor a empresa contratante a multas por não seguimento às regras tributárias, atrasos no envio de declarações, inexatidão nos dados, etc.

Além disso, não deixe de visitar o local em que a empresa terceirizada está instalada. Afinal, conhecer as instalações é sempre importante para a tomada de decisão.

Proposta comercial e contrato

Após o diagnóstico e planejamento da implementação da terceirização, certifique-se de que a proposta comercial apresente um detalhamento de todos os processos e serviços acolhidos, responsabilidades de ambas as partes, honorários, prazos e demais acordos. Após a aceitação dos termos, o contrato deve ser devidamente assinado.

Repasse de tributos

É de grande importância que a empresa jamais direcione seus recursos para a terceirizada pagar os tributos, pois cabe à sua companhia recolher os impostos. A prestadora apenas fará os cálculos e os aprovará para que o pagamento seja realizado.

Ética e profissionalismo

Lembre-se de que os dados do seu negócio que serão compartilhados com a prestadora de serviço são sigilosos, como dados fiscais, trabalhistas, extratos bancários, etc. Necessitam, portanto, ser repassados para profissionais com suficiente capacidade técnica, ética e alto nível de responsabilidade.

Não há dúvida disto: a terceirização traz benefícios que transcendem a redução de custos, pois é capaz de otimizar os processos da companhia, aprimorando a qualidade dos serviços. E, nesse ganho, as tarefas relacionadas ao faturamento de uma empresa também estão incluídas.

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