Voltar > Como fazer uma gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados?

Quando falamos em terceirização de serviços, pensamos logo em facilitar o nosso dia a dia. Além de não precisarmos executar as tarefas entregues a um parceiro, comumente as empresas que prestam esse tipo de serviço têm know-how na área contratada.

Para que as relações de parceria entre contratante e contratada aconteçam em harmonia, é preciso ter um acerto entre as partes. Para isso, um bom documento oficial para a contratação é fundamental.

O documento mais comum para selar os acordos para a prestação de serviço é o contrato. É nele que estarão descritas as regras do jogo para o serviço ou produto adquirido. Realizar uma boa gestão de contratos evita dores de cabeça futuras, como pleitos e rescisões indesejadas.

Quer saber por que realizar uma boa gestão de contratos pode te evitar problemas futuros? Continue com a leitura e confira!

Definição de contrato

Segundo o Código Civil brasileiro, contrato é um negócio jurídico bilateral (que diz respeito às partes interessadas), disciplinado pelo direito das obrigações. Ou seja, o contrato é uma ferramenta lícita que vai nortear todos os direitos e deveres, tanto de quem contrata quanto de quem é contratado.

Para estar em conformidade com a lei e ter validade jurídica, um contrato precisa ser regido nos termos da:

1. Boa-fé

O contrato deve ser regido de forma em que nenhuma das partes seja prejudicada pela outra. Ou seja, ambos devem buscar um caminho de ganhos positivos. Um contrato não pode ser generoso demais com uma parte e algoz com a outra.

A boa-fé promove o uso da ética na elaboração contratual.

2. Probidade

O princípio da probidade é o cumprimento, pelas partes, de todos os deveres e obrigações descritos no documento contratual.

3. Equidade

O contrato deverá se manter equilibrado, em direitos e obrigações, tanto para quem contrata quanto para quem está contratando. Não poderá haver penalidades somente para um lado.

É preciso estar atento à tríade acima, pois o descumprimento de qualquer um desses pontos gera o rompimento contratual.

Ferramentas para a gestão de contratos

Para realizar uma boa gestão de contratos, além de um bom acompanhamento do desempenho da empresa contratada, podemos usar métodos que nos ajudem a aliar avanço físico com desembolso, além de otimizar a rotina de gestão.

Especificação técnica do objeto

O objeto contratual é o escopo que será entregue ao cliente. Ele deverá explicar de forma clara o propósito da contratação. Deve ser o mais detalhado possível e conter as expectativas do contratante.

Se necessário, deverá ser elaborado pela área técnica da empresa, a fim de evitar furos no fornecimento. Lembre-se de que um escopo bem redigido e sem lacunas quanto às possibilidades de fornecimento evita pleitos futuros.

Cronograma de execução

O cronograma de execução deverá conter todos os produtos a serem entregues ao cliente e suas datas de conclusão, além de relacionar os pagamentos aos itens que foram transferidos.

Recomenda-se também associar todas as condicionantes do contrato e utilizar ferramentas de apoio para o acompanhamento, como: MS Project, Excel, Primavera, entre outros.

Nunca abandone a primeira versão do cronograma! É por ela que será possível medir os desvios que ocorrerão pelo caminho. Lembre-se de que os cronogramas deverão ser validados e aprovados pelo cliente. A cada revisão de cronograma, faça um aditivo contratual!

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa deve apresentar o valor dos desembolsos ao longo do tempo, além de possibilitar análises comparativas entre os pagamentos à vista ou a prazo.

É uma forma de sempre saber se o contrato ainda está trazendo ganhos ou se extingui-lo será mais benéfico para a organização.

Apresentar a evolução financeira do contrato com seu desenvolvimento físico é uma excelente indicação de performance de fornecimento. É preciso que o fluxo de caixa seja constantemente atualizado para mostrar a situação do contrato em tempo real.

Acordo de nível de serviço

O nível de serviço, ou SLA (Service Level Agreement), é um acordo formal entre as partes para definir as suas responsabilidades nas atividades que devem ser realizadas.

Ele estabelece as ferramentas de medição de desempenho que serão utilizadas e prevê multas caso o cumprimento das atividades esteja incompleto ou fora da qualidade previamente estipulada.

Além disso permite ao gestor do contrato um monitoramento proativo do serviço, pois proporciona um aviso antecipado de problemas que estão ocorrendo, o que permite seu isolamento e correção.

Indicadores de contrato

Os indicadores do contrato devem medir a performance do fornecedor quanto à:

  • qualidade — analisará a conformidade da entrega, o nível de satisfação do contratante e o grau de perfeição do produto ou serviço;

  • eficiência — analisará o ritmo de execução, o cumprimento dos prazos preestabelecidos e o cumprimento da quitação das parcelas do contrato;

  • eficácia — analisará os aspectos de economia (está realmente valendo a pena terceirizar o serviço?), os ganhos obtidos ou os prejuízos acumulados e se o objeto do contrato satisfez as necessidades das partes.

Terceirização

Terceirizar serviços pode ser uma saída para os setores: financeiro, telefonia, vigilância, limpeza, manutenção entre outras. Com a terceirização se gasta menos capital, além de poder contar com o benefício de que a empresa subcontratada possui profissionais especializados na entrega do serviço especificado.

Mas, como todo fornecimento, é preciso pesquisar e levantar quais prestadores são confiáveis e têm bom histórico de entregas. Afinal, o setor terceirizado não deve se tornar um peso, e sim uma solução.   

Algumas das vantagens de se terceirizar um serviço são:

  • especialização no serviço prestado;

  • melhor qualidade de entrega;

  • redução de desperdícios;

  • concentração de esforço na atividade a ser desenvolvida.

Fazer uma boa gestão de contratos pode ser o ponto-chave para uma boa economia de capital e recursos. Empresas que prestam serviços terceirizados são especialistas naquilo que se dispuseram a fazer.

Alguns setores, como o financeiro, têm uma infinidade de regras e legislações que precisam ser seguidas para o pagamento e a arrecadação de impostos. Empresas especialistas nessa função ajudam e muito as organizações que as contratam a seguir as regras tributárias vigentes. Logo, terceirizar pode ser uma ótima saída!

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