Voltar > Como efetivar um bom planejamento,controle e gestão de fornecedores em grandes eventos?

A gestão de fornecedores de eventos é sempre um grande desafio para o organizador. Isso porque é necessário mais do que planejamento e comprometimento dos envolvidos na realização do acontecimento. 

De um modo geral, existem inúmeras variáveis envolvidas em todo o processo, sendo necessário definir uma logística eficiente, coordenar os variados fornecedores e, ainda, garantir uma experiência agradável aos convidados.

Dado esse complexo contexto, o planejamento de eventos se mostra como uma peça fundamental em toda a empreitada. Por meio de um sistema organizado de gestão e controle é possível garantir ótimos resultados.

No entanto, quando a questão é um evento de grande porte, com um alto volume de participantes, diversos dias de duração e uma vasta gama de temas, o desafio pode ser ainda maior, concorda?

Por isso, no artigo de hoje mostraremos as melhores práticas de planejamento, controle e gestão de fornecedores de eventos. Continue a leitura do conteúdo para conferir!

1. Defina o orçamento

Definir o orçamento é, basicamente, a primeira etapa em uma estratégia de planejamento de qualquer tipo de projeto. Afinal, é o orçamento que guiará toda a logística e levantará as reais necessidades para a execução do evento.

Portanto, monte um cronograma de ações, projete o número de participantes, o local que comportará um evento de tal magnitude, os veículos e meios que deslocarão palestrantes e convidados, questões de hospedagem e alimentação, jantares, coffee-breaks, e todos os aspectos que exigirão recursos.

Dessa forma, é possível dimensionar o tamanho do investimento necessário para a sua realização.

2. Escolha a data certa para o evento

A escolha da data deve ser minuciosamente calculada, pois ela pode garantir o sucesso de seu evento. Lembrando que tudo depende da especifidade do evento em questão. O que queremos dizer é que o perfil do público é um fator altamente relevante em todo o processo de definição da data.

Existem, porém, algumas regrinhas básicas que podem ser aplicadas para ampliar a sua perspectiva de observação durante a organização de qualquer tipo de evento. Por exemplo, evite organizar eventos muito próximos a datas comemorativas tradicionais como Natal, Ano Novo e Carnaval. 

Afinal, é comum que as pessoas tenham inúmeros compromissos durante esses períodos, consequentemente a sua disponibilidade fica comprometida. Um evento vazio pode gerar altos prejuízos e prejudicar a imagem da empresa, não é verdade? Por isso, entenda como o calendário funciona de acordo com o mercado.

Se for o caso de um evento que demanda altos investimentos dos participantes, uma estratégia interessante é organizar as datas de forma que a compra dos ingressos ocorra no início do mês que é quando, normalmente, todos recebem seus salários e estão em uma situação financeira favorável.

3. Desenvolva uma estratégia

Com o orçamento em mãos e a data definida, é a hora de de iniciar o desenvolvimento da estratégia e a logística de todo o projeto.

  • trace o planejamento detalhado de todas as etapas;
  • delegue funções e responsabilidades;
  • eleja prioridades;
  • reserve um tempo de qualidade para acompanhar de perto a realização de cada etapa.

Antes de considerar aspectos práticos, como gestor do evento, você precisa ter uma perspectiva clara dos objetivos e do público-alvo. Por isso, pergunte-se onde a empresa pretende chegar com o evento.

Além disso, use as seguintes questões para se nortear:

  • quem serão os participantes?
  • o que esperam do evento?
  • o que pode ser feito para surpreendê-los?
  • como entregar tudo o que os participantes esperam?
  • quem são os fornecedores ideais para esse evento?

4. Priorize a gestão de fornecedores

Finalmente, uma das questões mais importantes em toda a logística: a gestão de fornecedores de eventos.

Definitivamente, o relacionamento com os fornecedores é um ponto vital em toda a realização do evento, já que a sua realização só será possível caso cada um dos fornecedores envolvidos cumpra com a parte na entrega dos produtos e serviços, de acordo com as condições estabelecidas e, é claro, dentro do prazo.

É imprescindível investir tempo e recursos na busca pelos fornecedores mais qualificados e confiáveis do mercado, além de construir uma verdadeira parceria com eles.

Tenha certeza de que é muito mais viável trabalhar com uma lista restrita, apenas com empresas de credibilidade, que já conhecem as suas demandas e a forma como você trabalha, do que com uma longa lista de empreendimentos que você não pode confiar plenamente.

Nesse contexto, considere as seguintes práticas:

  • seja transparente em relação às suas expectativas;
  • negocie prazos, condições e possibilidades adequadas às suas necessidades;
  • apresente os objetivos do evento.

 

E jamais deixe o fornecedor trabalhar sem supervisão ou, ainda pior, com dúvidas em relação ao evento. A chave do sucesso, neste ponto, é o diálogo!

5. Aposte no uso de tecnologias

Em uma era de novas tecnologias, mídias digitais e a globalização da inclusão digital, não poderíamos deixar de citar a importância do uso de ferramentas modernas e sistemas de automação em todo processo de gerenciamento de um evento, não é verdade?

É possível contar com recursos tecnológicos que o ajudarão a organizar informações, otimizar a experiência dos participantes, melhorar as ações de divulgação do evento, entre muitas outras funcionalidades úteis.

Vale a pena fazer uma pesquisa para levantar as ferramentas tecnológicas que mais possam ajudar na logística. Por exemplo, um aplicativo exclusivo e repleto de funções, pode encantar os participantes e facilitar a gestão de fornecedores de eventos.

Além disso, é possível contar com o potencial de alavancar o alcance de usuários que as redes sociais proporcionam, chegando em pessoas que tenham o perfil exato do público-alvo do seu evento.

Pode-se, por exemplo, promover hastags do evento para que os usuários compartilhem fotos e acontecimentos relacionados a ele, a fim de alcançar cada vez mais pessoas que tenham a ver com a proposta do projeto.

Para concluirmos, vale ressaltar, ainda, que a tecnologia é uma grande aliada na hora de realizar o gerenciamento de dados, contratos e contatos. É possível unir todas as informações em único sistema, que pode ser acessado remotamente por diversos dispositivos, tornando a comunicação da equipe muito mais prática, eficiente e segura.

Agora que você já sabe como efetivar um bom planejamento e realizar a gestão de fornecedores de eventos, aproveite para nos seguir no Facebook e acompanhar mais conteúdos exclusivos!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.