Voltar > Como é o processo de auditoria de prestação de contas?

Sua empresa realiza a prestação de contas para sócios ou funcionários? Seus colaboradores prestam contas de viagens corporativas, projetos ou atividades externas?Você sabe para que serve e quando realizar uma auditoria?

Se não, este artigo é para você! Nele, vamos explicar tudo sobre o processo de auditoria de prestação de contas na sua empresa. Confira agora mesmo e melhore os processos internos do seu setor financeiro. Acompanhe conosco e boa leitura!

O que é o processo de auditoria de prestação de contas?

Os processos de auditoria e a prestação de contas são duas metodologias diferentes, porém, que podem ser interligadas entre si — o que chamamos, então, de auditoria de prestação de contas. Para entender esse processo, é importante, primeiro, ter clareza sobre o que é, de fato, a prestação de contas.

A prestação de contas consiste na divulgação do balanço financeiro de uma empresa, projeto ou atividade, durante determinado período de tempo. Ou seja, ela envolve um relatório com todas as transações financeiras da companhia.

Ela inclui a origem e os valores das receitas e despesas, o patrimônio bruto e líquido da organização e o total de ativos e passivos. Sua finalidade é esclarecer, para todos os interessados, a entrada de recursos financeiros e o destino dos gastos na empresa.

Um processo de auditoria consiste na revisão e na conferência da confiabilidade das informações que são divulgadas e na padronização de processos e relatórios. Ele pode ser utilizado com diversas finalidades dentro de uma organização — é possível executar auditorias de finanças, de processos ou de operações, por exemplo.

Quando falamos em auditoria de prestação de contas, estamos nos referindo à conferência de documentações relativas a esse processo com a intenção de assegurar a fidelidade das informações divulgadas.

Ela pode ser realizada considerando as finanças da organização como um todo ou levando em conta apenas um projeto. Um exemplo disso é o caso de viagens corporativas. Você pode solicitar que os seus colaboradores realizem uma prestação de contas após cada uma das viagens e, posteriormente, executar uma auditoria no relatório fornecido pelo profissional, conferindo os comprovantes fiscais apresentados.

Quando realizá-lo?

A legislação brasileira institui a obrigatoriedade da prestação de contas apenas para instituições que recebem dinheiro público ou para empresas que têm mais de um sócio. No caso do primeiro tipo de organização, a prestação de contas deve ser feita para o Tribunal de Contas da União (TCU). Já no segundo caso, as empresas devem prestar contas a todos os sócios durante as Assembleias Gerais da organização.

No caso da obrigatoriedade da prestação de contas, a Controladoria Geral da União pode solicitar uma auditoria para a conferência da fidelidade das informações. Porém, as empresas podem realizar auditorias internas com o mesmo objetivo, caso julguem necessário.

A prestação de contas pode ser realizada ao fim de cada projeto ou processo que envolva o uso de recursos financeiros da organização.

Após cada prestação de contas, é indicado realizar uma auditoria. Dessa forma, você assegura que os dados divulgados pelo seu setor financeiro ou pelos colaboradores são confiáveis e podem ser utilizados para a elaboração de relatórios e a inclusão dos gastos com o processo ou a atividade no fluxo de caixa da empresa.

Quais são os seus benefícios?

Um dos grandes benefícios da auditoria de prestação de contas nas empresas é garantir a confiabilidade dos dados sobre as transações financeiras do empreendimento. Ou seja, ao realizá-la, você garante, então, que as informações divulgadas são verdadeiras e podem ser utilizadas para embasar toda a tomada de decisão e o cumprimento das obrigações fiscais e legais da companhia. 

Dessa forma, você gera insumos fundamentados em documentação para a tomada de decisão na organização em relação a investimentos ou à aplicação dos seus recursos financeiros de uma outra maneira. Com isso, é possível ganhar transparência em relação à utilização dos fundos da sua empresa. 

Dessa forma, os sócios e os colaboradores conseguem acessar, com confiança, todas as informações sobre o destino do patrimônio da organização e sobre a sua rentabilidade.

Além disso, realizar auditorias melhora a imagem dos gestores sobre o departamento financeiro da empresa. A auditoria também ajuda a reunir a documentação relativa às transações financeiras corporativas, facilitando o trabalho da sua equipe na hora de cumprir com as obrigações legais e fiscais da organização.

Assim, o processo de auditoria e a prestação de contas impactam positivamente os outros processos internos e permitem que decisões sobre os recursos financeiros da organização sejam tomadas com embasamento e consciência. Entenda agora como funcionam esses processos e como é possível implementá-los na sua organização.

Como se dá a sua realização?

Para realizar o processo de auditoria de prestação de contas na sua empresa, é necessário ter acesso a todos os relatórios e documentações relativos às transações financeiras da organização. Você deve comparar os dados divulgados com os comprovantes fiscais e garantir que eles estejam coerentes entre si.

Caso encontre algum erro, é necessário realizar uma revisão das informações. Solicite, então, que o colaborador responsável pela prestação de contas refaça o relatório e indique em que parte você encontrou erros. Realize a auditoria novamente quando receber o novo documento até que todas as informações estejam coerentes com os comprovantes fiscais da empresa.

Portanto, o processo de auditoria de prestação de contas é essencial para garantir que as informações divulgadas pela sua organização sejam confiáveis e verídicas. Dessa forma, você possibilita que elas possam ser utilizadas na tomada de decisão sobre as finanças  em planejamentos financeiros futuros, por exemplo.

Além disso, a auditoria de prestação de contas permite que você reúna toda a documentação legal referente à sua organização, facilitando o trabalho da equipe do setor financeiro da empresa. Considere utilizar essa metodologia principalmente em projetos ou viagens para acompanhar, com mais cuidado, as transações financeiras da sua organização nessas atividades.

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