Voltar > Cartões virtuais: Veja o que os Bancos e Bandeiras oferecem para o controle total dos pagamentos de despesas com viagens corporativas

Cada vez mais as empresas adotam os cartões corporativos e virtuais para pagamento de despesas com viagens corporativas. Neste post vamos mostrar as vantagens se de optar por cartões corporativos e cartões virtuais em vez das outras soluções tradicionais que hoje já existem no mercado. Continue conosco e confira!

 

As viagens corporativas

A globalização da economia tem exigido das organizações maior proatividade e dinamismo. É preciso desapegar-se dos velhos modelos e assimilar novas ações, com mais efetividade, para elevar os resultados.

Com isso, tem-se exigido maior mobilidade das empresas e a presença em vários locais, a fim de aproveitar todas as oportunidades existentes em novos mercados, realizando deslocamentos constantes.

As viagens corporativas são necessárias, atualmente, para várias finalidades. Seja para:

  • propagar o nome da companhia;
  • atrair novos clientes;
  • fazer networking entre os colaboradores de diferentes organizações;
  • fechar parcerias importantes;
  • promover o lazer ou o desenvolvimento dos funcionários.

Independentemente do motivo, o certo é que essas viagens representam um importante gasto empresarial e podem dar margem a uma dificuldade de controle orçamentário e de custos por parte dos gestores de empresas.

É preciso, então, pensar em estratégias para proporcionar maior segurança e previsibilidade orçamentária à empresa. O cartão virtual para viagens corporativas, assim, se mostra uma excelente opção, podendo oferecer uma série de vantagens para a empresa.

O que é cartão virtual

O uso de cartões de crédito já é feito há bastante tempo pelas pessoas e empresas. Contudo, as bandeiras e os bancos em busca de eficiência e segurança criaram os cartões corporativos e cartões virtuais que proporcionam para as empresas total controle dos gratos com viagens corporativas.

O cartão virtual cada dia mais se apresenta como uma excelente opção para as empresas que desejam realizar a centralização de seus gastos, visualizar de maneira simples todas as movimentações e ter maior flexibilidade em seus pagamentos. Entre os desafios que esse modelo de cartão pode solucionar estão:

  • disponibilidade: não é possível emitir cartões físicos para todos os funcionários que viajam;
  • segurança: modelos tradicionais podem ser clonados, roubados, perdidos, entre outras situações que podem levar ao prejuízo;
  • relatórios: todas as utilizações do cartão são salvas e podem ser acessadas por meio de relatórios simples que facilitam o trabalho do setor financeiro;
  • compliance: é possível impor limites de crédito aos cartões para evitar gastos demasiados.

O pagamento digital permite que um único parâmetro seja utilizado. Isso promove uma cobrança centralizada, pois transações dessa espécie utilizam um ID exclusivo, facilitando sua identificação e rastreamento das compras.

O cartão virtual, assim, representa uma opção segura e bastante atraente para empresas que querem centralizar seus gastos, ganhar eficiência e diminuir os prejuízos e possíveis abusos com os cartões corporativos.

Como ele funciona

O cartão virtual não tem anuidade, diferentemente dos modelos físicos, e a própria empresa pode estabelecer o seu limite máximo de utilização. 

Os Bancos oferecem os seguintes tipos de cartão virtual:

Cartão virtual com numeração única

Com esse tipo de cartão a empresa poderá utilizar esse número para pagamento das despesas  com passagens aéreas e despesas com o pagamento de hotéis. Geralmente as organizações utilizam 3 números de cartões virtuais, sendo um para bilhetes aéreos, um para pagamento de hotéis e o terceiro para pagamento de locação de automóveis.

A empresa poderá também dedicar um cartão para o pagamento de eventos. Dessa maneira, todas as despesas realizadas durante uma viagem corporativa ficam muito melhor organizadas.

Cartão Virtual (VCN)

Esse é um modelo que preza pela segurança em primeiro lugar — e nesta modalidade o sistema do banco gera um novo número para cada transação utilizada.

Dessa maneira, a empresa não precisa se preocupar com fraudes como a clonagem, golpe bastante comum no Brasil. O uso desse tipo de cartão está crescendo muito nos últimos tempos.

Cartão pré-pago vs cartão virtual

É comum que as pessoas acabem por confundir essas duas modalidades ofertadas pelas instituições financeiras, uma vez que o objetivo delas é parecido: facilitar as transações e aumentar a segurança.

No entanto, são duas opções diferentes: enquanto com um cartão pré-pago a empresa deve fazer recargas constantes para manter a sua utilização, no modelo virtual a companhia realiza a utilização do limite do crédito convencional e poderá pagar em até 40 dias.

As principais vantagens do cartão virtual

Bem, vamos falar mais detalhadamente sobre as principais vantagens e comodidades apresentadas pelos cartões virtuais com relação ao modelo físico, principalmente quando se trata de viagens corporativas. Confira!

Mais segurança nas transações feitas nas viagens

Além da segurança de não deixar os seus colaboradores andando com grande quantidade de dinheiro da empresa nos bolsos, os cartões virtuais, diferentemente dos cartões de crédito convencionais, dificultam ainda mais o cometimento de fraudes e golpes, inclusive em compras on-line.

Vários colaboradores podem fazer uso do cartão virtual

Os cartões convencionais nem sempre são disponibilizados a todos os colaboradores da empresa em viagens corporativas. Com isso, os gastos ficam desorganizados, trazem prejuízo para alguns funcionários e criam diferenciações entre os colegas.

Com o cartão virtual, é possível que todos os viajantes façam uso dos recursos empresariais de forma mais equilibrada e que os gastos necessários ao cumprimento das suas obrigações sejam realizados sem maiores problemas.

Otimiza a prestação de contas pelos funcionários

Outra vantagem do cartão virtual é a otimização da prestação de conta pelos colaboradores nas viagens corporativas.

A falta de controle dos gastos em viagens poderia levar a operações fraudulentas ou gastos imoderados. Com o novo modelo de pagamento, a empresa pode configurar o limite do cartão somente para gastos alinhados com a política da organização e suas necessidades primordiais.

Vantagens práticas

Além das comodidades já mencionadas, o uso do cartão virtual também não requer, necessariamente, que a empresa possua um cartão de crédito real para fazer compras com o cartão de crédito virtual.

Além disso, também é possível impor um limite para o valor que a ser gasto com o cartão temporário. É possível gerar um cartão virtual para cada pagamento. Isso impede utilizações futuras inadequadas do cartão, caso haja alguma falha de segurança.

Como conseguir um cartão virtual

Já em uso há alguns anos, hoje é comum que muitas instituições financeiras ofereçam aos seus clientes a opção de manter alguns cartões virtuais. 

A ideia é buscar por uma alternativa que possa suprir todas as necessidades da empresa, por isso é preciso observar alguns itens para a implantação desse modelo de cartão:

  • escolha da bandeira: existem diversas opções, cada uma com vantagens e desvantagens, e é preciso analisar todas as ofertas;
  • comunicação com seus colaboradores: os principais utilizadores dos cartões serão os funcionários, por isso eles devem estar preparados para a mudança;
  • criação das regras de utilização: com a mudança da forma de pagamento será necessário estabelecer novas normas de uso para que todos se adaptem.

Qual o futuro das viagens corporativas

Pelo que vimos, podemos constatar que o uso do cartão virtual é o futuro das viagens corporativas. Cada vez mais, as organizações sentem a necessidade de promover maior economicidade de seus recursos e de realizar um controle efetivo dos custos, sabendo para onde vai o seu dinheiro.

O cartão virtual permite a concretização desses objetivos, uma vez que, por meio dele, é possível verificar com precisão em que foi gasto o dinheiro na viagem, otimizando a prestação de contas.

Esse controle, além de servir para identificar tendências de gastos pelos colaboradores e promover uma alocação mais eficiente de recursos empresariais, também evita o desperdício ou dúvidas quanto ao destino dos recursos financeiros nas viagens.

Sua empresa está sofrendo com o mau uso de cartões corporativos em seus deslocamentos? Você precisa organizar melhor seus processos? O Grupo TX é especializado em viagens corporativas e conta com as melhores soluções para apoiar a sua empresa. Entre em contato conosco agora e veja o que podemos fazer por você!