Voltar > 7 boas práticas de gestão de processos financeiros

Você sabia que a boa gestão financeira pode ser um grande diferencial competitivo para o seu negócio? Mas, para isto, é importante saber quais são as melhores práticas que podem ser utilizadas nos processos da sua empresa.

Neste post você vai conhecer 7 boas práticas de gestão de processos financeiros e como usufruir de todas as vantagens que isto poderá trazer para o seu negócio frente aos seus competidores. Confira!

1. Registrar todas as entradas e saídas

Pode parecer desnecessário, mas para uma gestão de processos financeiros de qualidade é preciso que todas as movimentações sejam registradas, independentemente do valor. Assim, mesmo as entradas e saídas que pareçam insignificantes de forma isolada deverão ser devidamente reconhecidas.

Isto é necessário porque no final do mês, por exemplo, estes valores relativos a pequenos gastos, como lanches e refeições de funcionários, compras de material de expediente, limpeza e outras saídas poderão fazer uma grande diferença nas disponibilidades da empresa.

O mesmo vale para recebimentos que, mesmo em pequena quantidade, devem ser devidamente reconhecidos, incorporando-se às disponibilidades da organização. Recomenda-se também que estes estejam acompanhados de documentos contábeis que deem suporte e comprovem o que está sendo lançado.

2. Implementar o fluxo de caixa

Já que estamos falando sobre o registro detalhado de entradas e saídas, outra dica essencial é o uso do fluxo de caixa. Esta ferramenta é importante tanto para a organização financeira quanto para o controle gerencial de uma empresa.

No fluxo de caixa, além dos valores em dinheiro, serão relacionados os valores das contas-correntes e das aplicações de curto prazo de sua empresa. Adicionalmente, devem ser registradas as entradas e saídas e desta comparação será obtido o fluxo de caixa do período.

Este valor representa quanto a empresa tem disponível para gastar, reinvestir ou ainda para que os sócios retirem em um determinado período. O fluxo de caixa permite uma visão mais clara e uma distribuição mais racional dos gastos da empresa, proporcionando uma vida mais saudável à organização.

3. Utilizar o planejamento de curto e longo prazo

O fluxo de caixa, assim como outros dados da empresa, pode e deve ser utilizado para o planejamento de curto e longo prazo. No curto prazo, para que a sua empresa tenha melhores resultados é possível utilizar soluções inteligentes para reduzir, cortar, substituir ou diminuir custos, o que pode levar a um impacto positivo nos resultados.

Nas receitas podem ser identificados os clientes que mais consomem, produtos e serviços que possuem números maiores de negociação e estes poderão ter suas vendas incentivadas, sempre buscando melhores resultados para o seu negócio.

Já no longo prazo podem ser feitas diferentes previsões. Uma delas ocorre com o fluxo de caixa projetado, que utiliza dados históricos e também algumas previsões, permitindo saber se a empresa precisará ou não de capital, quais serão as suas perspectivas, entre outras possibilidades.

4. Organizar a sua documentação

Para registrar toda a informação e contar com o uso de ferramentas financeiras e gerenciais é preciso que sua empresa esteja sempre organizada. Assim, apostar na organização da documentação é outra dica importante para a boa gestão dos processos financeiros de sua empresa.

Notas fiscais, boletos e outros comprovantes devem ser separados por data e colocados em pastas suspensas. Procure também guardar cópias de cheques e outros documentos bancários, de preferência, em ordem cronológica.

Esta organização é essencial para evitar multas e juros desnecessários no pagamento de títulos, além de outros problemas administrativos. Ter a documentação organizada e acessível também auxilia para o esclarecimento de eventuais dúvidas que podem surgir em relação a estes, caso seja necessário.

5. Contar com o auxílio da tecnologia

A tecnologia é a grande aliada na gestão dos processos financeiros. Desta forma, sua empresa deve contar com o uso de planilhas eletrônicas ou softwares integrados de gestão, como um bom CRM. Estes, além de deixar todos os processos mais rápidos, garantem praticidade e segurança aos registros financeiros.

Além disso, com o uso da tecnologia as análises gerenciais ficam mais rápidas e eficientes, um diferencial necessário frente ao mercado cada vez mais competitivo.

Sua empresa também poderá buscar outras soluções inteligentes e disponíveis no mercado que poderão auxiliar no maior controle e redução dos gastos.

6. Fazer análise gerencial de entradas e saídas

Você já viu que as análises gerenciais devem fazer parte da rotina da sua empresa. Esta deverá ser feita com as informações que foram devidamente registradas anteriormente. Você poderá acompanhar a movimentação de entradas e saídas e, com base nisso, poderá investigar tendências.

É possível, por exemplo, entender se houve aumento das despesas e identificar por que isso aconteceu. Outra possibilidade é saber se sua empresa possui sazonalidade, ou seja, momentos de alta ou baixa nas vendas, e, com nestas informações, criar uma reserva para os períodos de menor entrada de recursos.

Caso seja identificado que sua empresa precisará de capital de giro, por exemplo, você poderá, de forma antecipada, buscar estes recursos com os melhores prazos, condições e taxas. Se a empresa necessitar de capital para investimento, também poderão ser estudadas as melhores formas de financiamento ou de empréstimos.

7. Trabalhar com diferentes cenários

Outra prática de gestão importante para os processos financeiros é trabalhar com diferentes cenários. Você pode, por exemplo, utilizar seus dados históricos e trabalhar com cenários otimistas e pessimistas e projetar seus resultados a partir desses dados.

Utilizando estas previsões você poderá traçar seu planejamento e utilizar as possíveis soluções quando elas se confirmarem. Assim, sua empresa não será pega de surpresa e terá a possibilidade e o suporte para enfrentar eventuais dificuldades.

Neste post você viu que a gestão de processos financeiros deve contar com a organização, registro e controle adequado de suas finanças. Além disso, deverão ser feitas diferentes análises, planejamento de curto e longo prazo, uso da tecnologia e diferentes projeções para que a sua empresa esteja sempre à frente de eventuais situações que possam ocorrer.

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