Voltar > 6 passos para melhorar os processos internos da empresa

Melhorar processos internos em uma empresa pode ser a chave para entregas de produtos ou serviços de maior qualidade ao cliente final. Bons processos geram bons resultados e ajudam a organização a manter o foco.

Por outro lado, gastos desnecessários, baixa produtividade, desperdícios e outros fatores podem ser consequências de métodos mal utilizados ou ultrapassados. Trabalhar em meio ao caos gera insatisfação pessoal e profissional, além do aumento considerável de insucessos.

Quer saber mais sobre como melhorar processos internos da sua empresa e consequentemente ser melhor sucedido no seu negócio? Continue a leitura e veja como podemos te ajudar!

O que são processos internos?

Processos internos acontecem dentro da organização e são coordenados com a intenção de gerar um produto final para ser entregue ao cliente ou finalizar um serviço interno.

Para atingir as metas previamente determinadas é preciso ter bons processos e ter a certeza de que os colaboradores aplicarão as métricas com eficácia. Para isso, é necessário um bom treinamento da equipe.

Sabendo disso, é possível ver que melhorar processos internos é um passo importante e essencial para levar a empresa a um alto grau de competitividade frente aos seus concorrentes.

E o que fazer para melhorá-los?

1. Invista em boa comunicação interna

Muitos processos são falhos devido a má comunicação entre os funcionários. Invista na liberdade de diálogo entre seus funcionários com a intenção de eliminar possíveis ruídos que atrapalhem o desenrolar do método utilizado.

2. Faça um levantamento de todos os processos

Levante todos os processos da empresa e avalie o quanto eles estão sendo eficazes. Se o objetivo final deles está sendo atingido e se está de acordo com o esperado, ou seja, sem desperdício de tempo e dinheiro, é sinal de que tudo vai bem. Se a resposta for negativa, no entanto, é hora de elaborar um plano de ação.

3. Conheça cada passo do processo

Os processos internos podem ter vários passos até chegar seu objetivo final. Muitas vezes o processo como um todo não está falho, somente algumas etapas precisam de ajuste.

Para saber se é esse o caso, invista em conhecer cada passo, assim ficará mais fácil encontrar o problema e eliminá-lo.

4. Padronize os processos

Padronize e divulgue todos os processos internos. Evite que eles sejam desconhecidos pelas pessoas. Isso impossibilita que o funcionário só saiba da existência de tal etapa na hora da execução, levando a uma perda de tempo enorme.

É necessário que os processos já padronizados sejam registrados, validados e divulgados.

5. Pense em terceirizar alguns setores

Pode ser que algum setor da empresa não tenha pessoas capacitadas para executar as tarefas rotineiras pertinentes a ele. Em vez de contratar pessoal para executar, que tal terceirizar esse serviço?

Em muitas empresas há uma dificuldade enorme com as rotinas do financeiro. Saber quais tributos são pertinentes a compra ou venda de materiais ou serviços nas esferas municipais, estaduais e federais pode ser bem complicado. Muitas empresas podem pagar mais do que precisam e receber menos do que deveriam, em impostos.

Terceirizar o setor financeiro pode ser uma excelente saída, pois a empresa contratada será responsável por analisar e executar todas as rotinas, dentro da legislação vigente. Economizando tempo, recurso e capital para a empresa contratante.

6. Capacite seus funcionários

Treinar os funcionários para executar corretamente todas as etapas do processo é crucial. Além de capacitá-los é preciso ter a certeza que eles estão aplicando todos os métodos ensinados de forma eficiente. Fique sempre atento a eficácia pessoal e das equipes.

Uma forma de acompanhamento é utilizar de indicadores de desempenho, como os KPI’s (key performance indicator) — que são focados em como as tarefas estão sendo realizadas, apresentando o seu desempenho e se estão caminhando para atingir a meta determinada.

Para que os indicadores de performance tenham ainda mais resultados, deve-se atualizá-los constantemente e divulgá-los, por meio da gestão à vista. Assim, ficará mais fácil e dinâmico para as pessoas mudarem seus hábitos, caso seja necessário.

Melhoria contínua, por quê utilizá-la?

Melhorar processos internos e otimizá-los deve ser uma busca constante das empresas. A melhoria continua aposta em refinar as tarefas, retirando tudo aquilo que gera desperdício — de tempo, dinheiro, material ou recursos — e que não agrega valor ao resultado ou produto final.

O ciclo PDCA

O Plan-Do-Check-Act, conhecido como ciclo PDCA, como o nome já diz, é uma metodologia cíclica que consiste em aplicar os seus quatro pilares de forma constante, buscando, incansavelmente o aperfeiçoamento de processos utilizados na organização.

Por ser uma ferramenta simples e de fácil aplicação, pode e deve ser utilizada em todos os setores da empresa buscando o aumento da eficiência interna.

Para entender como essa técnica funciona, precisamos assimilar o que suas palavras representam.

Plan (planejar)

Na fase do planejamento é feito um levantamento de todas as etapas dos processos, é analisado como o processo funciona como um todo, e traçado um plano de ação para sanar os problemas encontrados durante sua execução. Nessa fase também é definido aonde se quer chegar com a melhoria dos processos internos.

É basicamente a fase de levantamento dos problemas e definição do plano estratégico de ação para extingui-los.

Do (fazer)

Após levantamento dos problemas e elaboração do plano de estratégico para liquida-los, aqui é a hora de colocá-lo em ação. É preciso que os funcionários apliquem exatamente como desenhado na fase anterior para que o resultado desejado seja alcançado.

Fique atento ao desempenho da equipe. Pode ser necessário um treinamento anterior para que as mudanças sejam aplicadas com eficácia.

Check (checar)

Para saber se as mudanças feitas foram satisfatórias e estão gerando resultados positivos nos processos, aqui é a hora de colher os resultados gerados e analisar se houve ou não uma evolução positiva a parti da aplicação do plano de ação traçado.

É preciso colher dados quantitativos para ser capaz de medir, se a melhoria foi eficiente ou não.

Act (agir)

Se as mudanças adotadas não geraram bons resultados é preciso revisar o plano de ação traçado, e reaplicar todo o ciclo novamente. E é nessa fase que isto acontece.

O ciclo PDCA pode ser empregado várias vezes nos processos em que se deseja aperfeiçoar. A cada nova rodada, grandes mudanças podem surgir. Tente adotar a otimização dos métodos utilizados como cultura da empresa para que sempre possa ter bons resultados.

Melhorar os processos internos significa economizar! Mais que isso, há um aumento considerável na produtividade pessoal e consequentemente as metas serão batidas mais facilmente.

Olhar para dentro da empresa e organizar a casa para que o serviço prestado ou produto entregue ao cliente final estejam em perfeitas condições de qualidade e gerando custo mínimo, é garantia de sucesso!

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